通訊產品的分銷合同管理的實現

　　這篇合同管理論文發表了通訊產品的分銷合同管理的實現，對于通訊分銷行業來說，通過適當加大招投標管理力度、加強合同管理、建立健全成本管理制度, 能夠保證工程經濟管理風險得到合理防范, 有效提升工程的經濟效益。論文探討了通訊產品行業合同管理的設計和實現。

　　關鍵詞：合同管理論文,通信產品,合同管理

　　一、通訊產品分銷行業合同管理現狀

　　通訊產品分銷行業的合同管理方式目前都較為粗放，以某通信產品分銷企業為例，有合同管理制度，但沒有專門的合同管理系統，合同審批的時效性差，合同風險不能及時提示，不能以合同管理的維度進行數據分析與統計。主要問題體現：

　　1.合同意識(1)“合同管理影響業務效率”意識比較強烈，這是合同管理薄弱的根本原因之一，這也會給系統后期推廣工作帶來阻力;(2)“合同只是一種形式”的思想在一部分業務員身上還存在，這造成業務員對合同條款的不重視，契約意識有待加強。

　　2.合同管理的組織機構、工作流程、規章制度(1)缺乏與合同全生命周期管理相適應的組織體系，與相應的職責落實;(2)合同簽署審核流程還沒有全面建立;(3)沿用集團公司的合同管理辦法，各分子公司沒有制定有針對性的實施細則，許多合同管理工作細節還處于無法可依的狀態。

　　3.簽訂環節(1)合同審核流程各環節審核職責還沒有充分發揮，監督作用還未完全體現，導致合同質量不高，合同風險不能有效降低;(2)存在先業務后合同(合同只我方簽字蓋章)現象;(3)存在非標準合同(短信或郵件);(4)框架合同沒有起到應有的指導作用(框架合同已經到期，仍在簽訂訂單，訂單和框架協議內容不符);(5)合同條款不明確。

　　4.執行環節(1)有些合同變更不反映在合同文本中，通過口頭商定，口頭下達指令;(2)按時到貨、按量到貨、未到貨及時退款、銷售后及時回款、到貨認真簽收等概念有待加強;(3)對超期預付、超期應收分析存在不準確因素(財務對逾期的統計沒有依據合同，而是根據固定的賬期);(4)缺乏對合同是否執行完畢的跟蹤和確定。

　　5.歸檔環節(1)很多合同文本保存在部門或業務員個人手中，缺乏歸檔意識和歸檔辦法;(2)沒有按合同重要性進行分類保存，相應缺乏歸檔保存時限的規定。

　　6.合同統計查詢方面(1)缺乏集中的合同臺賬，不能對合同進行快速查詢和統計分析;(2)缺乏從公司整體角度、部門職責角度對合同簽訂、執行情況的判斷和把握，如從客戶角度對合同的統計分析、合同達成率的分析、違約情況的分析、風險趨勢分析等;(3)缺乏對業務員簽訂合同情況的個性化、針對性評價。

　　二、合同管理系統的設計與實現

　　基于以上現狀的分析，公司急需一套合同管理系統來規范合同管理中的簽訂、執行、變更、歸檔等各個環節。但獨立的合同管理系統已經不適應現代企業信息化的要求，必須結合公司現有的業務財務系統和審批系統，把合同管理真正融入到企業管理中去。經過多次市場調研和內部討論，我們決定利用現有軟件工具自行開發一套合同管理系統。我們采用的開發工具為北京勤哲公司的EXCELSERVER軟件開發平臺。此開發平臺的優點是代碼量小、部署簡單、易用性強，與其它系統的接口搭建也相對簡單。

　　(一)合同簽訂

　　合同簽訂是合同風險把控的第一關，為了最大程度的降低合同條款不清晰帶來的合同糾紛，我們采取了合同備案和合同核審制度，根據公司的《分級授權手冊》按不同的合同金額進行分級管理，并將經過公司各級法務部門審核過的合同范本上傳到合同系統的文檔庫中，與合作伙伴簽訂合同時，如果采用文檔庫中的合同范本，可以簡化審批流程，如果采用新的合同文本則需要根據不同的合同金額到各層級的法務部門進行審核。

　　(二)合同審批

　　合同審批主要根據各公司的《三重一大決策制度》、《分級授權手冊》等相關制度進行審批，審批的主要內容為合同標的、收付款條件及儲運條款。由于公司的協同辦公系統有完整的人員組織架構及審批流程，因此，當合同需要審批時，由合同管理系統發出審批指令，將需要審批的內容推送給公司的協同辦公系統，在協同辦公系統內完成審批后，將審批結果發送回合同管理系統。把審批放在協同辦公系統里還有一些好處，就是審批同意過的合同流程可以觸發協同辦公系統內已有的簽字與蓋章流程。

　　(三)合同的登記

　　審批過的合同就可以在合同系統中進行登記了，登記合同的基本信息與主要內容，并要對交易伙伴的信息進行維護，上傳相關資質資料與紙質合同的掃描件或電子合同。

　　(四)合同執行

　　合同的執行是合同管理的核心，如何準確高效的記錄合同執行情況也是我們設計的重點，為了減少業務人員和工作量，并實現合同執行情況的準確錄入，我們將合同管理系統與現有的財務業務核心系統(以下簡稱EBS系統)做了對接，并對EBS系統做了一些優化，通過“合同號”將兩個系統串聯起來。一個正式的合同在合同管理系統中登記完成后，通過系統接口將合同號傳輸到EBS系統中，EBS系統在做每一張采購訂單或銷售訂單時，要關聯合同號，EBS系統中的收發貨已經和訂單進行了關聯，付款信息與采購訂單進行了關聯，收款信息與銷售訂單進行了關聯，因此可以通過合同號將一個合同的商品信息、物流信息與財務信息串聯起來。將這些信息回傳到合同管理系統中，可以真實的反應一個合同的執行情況。

　　(五)合同變更

　　合同變更在公司的實際業務中也時常發生，如果做好合同變更也是控制合同風險的一個重點，如果是重大變更，例如涉及到產品單價、交送貨時間等，需要重新按照合同審批流程進行審批完成后才能變更。合同管理系統中合同變更的管理主要從兩個方面進行控制，一是變更情況的登記;二是變更登記與合同執行情況的互相校驗。

　　(六)合同歸檔

　　合同完成后需要歸檔，此歸檔動作由專門的合同管理員完成，在歸檔前，合同管理員要回顧合同的全生命周期，符合合同相關文檔的上傳情況。如果資料齊全，則可以歸檔，歸檔后的合同信息就不能再修改。

　　(七)查詢統計與預警

　　系統按照不同的維度和角色權限設計了多張查詢統計報表，并可以按照合同登記情況與合同執行的對比，將異常的合同進行預警。

　　三、合同管理系統的實施方法及內容

　　(一)實施方法

　　1.組織形式及責任落實明確各公司合同管理的架構，梳理各部門在合同管理中的職責。(1)確定合同管理的主管領導、牽頭部門和牽頭崗位;(2)按照合同全生命周期管理的客觀要求，為現有組織體系賦予相應的管理職能和應盡職責，并相應地調整、充實工作崗位和職責;(3)根據集團公司合同管理辦法，出臺各分子公司的合同管理實施細則，對合同管理各個方面提出更細化、更有針對性的要求。

　　2.宣傳和培訓通過加強宣傳和培訓，強化公司管理層和員工的合同意識。(1)集團公司法律事務部定期、持續的指導;(2)分子公司法律顧問定期、持續的培訓;(3)分子公司合同管理牽頭部門定期、持續的檢查、分析、評估和總結。

　　3.簽好合同從源頭抓起，簽好合同，奠定做好業務的堅實基礎。(1)充分發揮集團和公司整體力量，與重要、經常合作伙伴逐個達成公正、完整的框架協議和訂單格式;(2)建立重點合同審批流程和合同簽署授權制度，進一步明確各環節的職責，加強考核。

　　4.執行好合同執行是關鍵，讓業務規范、有序、良性發展。(1)合同修改要體現在合同文本中;(2)合同的付款期、到貨期、到貨量、退款期、回款期、簽收單要作為合同執行的重點內容;(3)合同是否執行完畢的條件要明確;(4)合同依規歸檔，責任明確，資料齊全，可快速查詢;(5)為提高業務水平的多維度分析。

　　5.信息系統是工具通過信息化手段，固化工作機制，提供展現機制，檢查機制和評估機制。(1)在現有工作模式和流程基礎上增加合同管理職能，在現有EBS系統基礎上增加合同信息，通過建立合同管理系統，固化工作機制;(2)展現機制：杜絕索要信息方式，提高信息共享水平，從而提高工作效率;(3)檢查機制：要在展現機制的基礎上，明確監管部門和監管人員的工作內容和責任;(4)評估機制：要在展現機制和檢查機制的基礎上，實現對每個部門、每個員工在合同簽署、合同執行方面的工作進行實時直接評價和定期綜合評價。

　　(二)實施內容

　　1.合同簽訂環節合同簽訂環節，在協同辦公系統中建立相應的合同審批流程。(1)要求業務員對合同中容易被忽視的重點內容進行明確，起到不斷提醒、警示的作用;(2)充分發揮相關職能部門對重點合同的參與和監督作用;(3)落實合同簽署分級授權管理規定。

　　2.合同執行、合同歸檔環節合同執行、合同歸檔環節，通過合同管理系統實現全面覆蓋、全員參與的目標。(1)全范圍：任何交易都要通過合同來體現，通過規范合同的簽訂、執行和歸檔來規范交易，防范風險;(2)全環節：合同相關每一崗位和每一執行環節都納入合同管理系統的管理之中;(3)關鍵點：設立合同管理員專職崗位，明確合同管理的責任部門和責任人，明確合同管理每一環節的崗位及責任;(4)以合同號作為每筆交易的唯一標示和管理抓手，沒有合同，就不能在EBS系統建立訂單，不能通過EBS系統支付款項。

　　3.合同類型設定及管理重點(1)構架協議：有效期和到期日期、基于該協議簽訂的合同列表;(2)采購合同：合同標的名稱、合同標的數量、合同標的金額、應入庫日期、應入庫金額、應付款日期、應付款金額;(3)銷售合同：合同標的名稱、合同標的數量、合同標的金額、應發貨日期、應發貨金額、應回款日期、應回款金額;(4)與EBS系統建立接口，及時回傳合同執行信息、包括發貨、到貨情況、付款、回款情況，發票情況等;(5)合同進度管控：合同的五個狀態(已分配合同號、合同內容已完善、合同執行中、合同執行完畢、合同已歸檔)。

　　4.共享機制實現可共享的合同臺賬，實現展現機制。(1)合同管理系統的本質就是一個信息齊全、動態更新的合同臺賬;(2)合同相關領導和人員都可以憑賬號權限查詢合同;(3)實現對一個合同所有細節的完整展示(簽訂情況、執行情況、變更情況、歸檔情況等);(4)提供組合檢索功能，從不同維度、不同條件組合檢索、查詢合同;(5)提供統計功能，按不同維度、不同組合條件對合同進行統計。

　　5.檢查機制和評估機制(1)通過設立合同管理員，隨時了解、監控全局，發現薄弱環節;(2)通過設立業務員編號，有效評價每個業務員工作業績;(3)通過針對不同角色設計的不同信息展示界面，為不同職責人員提供不同的信息廣度和深度;(4)通過實時統計功能，提供快速檢查手段和評估手段;(5)通過合同掃描件，便于提高各級監管機構的巡視檢查方式和效率。

　　6.檔案管理電子化(1)系統中設立檔案管理員，使檔案管理工作和合同管理工作實現有效對接，保證每個合同都得到歸檔;(2)通過合同掃描件和收貨掃描件，實現在線檔案管理的目標。7.客戶信息管理、客戶資信管理通過擴充、強化客戶管理內容，明確部門職責和崗位，可加強客戶信息管理、資信管理工作。

　　四、系統實施效果

　　合同管理系統已經在公司總部及下屬三個公司試點運行，取得了良好效果，具體體現在：

　　(一)合同管理意識

　　通過系統前期調研、需求分析、實施、培訓及檢查，這三個下屬公司都已經設立了合同管理的專崗，并進一步明確了合同管理的歸口部門。全體業務人員、財務人員、管理人員對合同管理的意識有大幅提高，已經讓合同管理融入到日常業務行為中。

　　(二)合同風險控制

　　合同管理系統上線后，基本杜絕了先業務后合同、單方蓋章合同、超框架協議簽約等行為。通過采用合同范本，規范合同簽訂流程，也使合同中的法律風險得到有效控制。這個系統也給集團法律事務部、風險管理部進行合同檢查提供了工具，可以及時有效的查詢到所有上線公司的合同簽訂情況、合同履行情況。

　　(三)履約情況

　　由于合同管理系統內部邏輯關系比較嚴謹，與協同辦公系統和EBS系統之間的數據傳輸也是緊密結合，合同在執行過程中的任何偏差都會及時體現出來，并根據情況逐級自動上報，因此對參與合同執行的業務人員、財務人員提出了更高的要求。相關人員對合同執行情況重視了，盯的緊了，履約情況明顯好轉。使得超期應收、超期預付款、超期未到貨等問題也顯著減少。對于公司日常經營也提供了一個很好管理工具。

　　參考文獻

　　[1]張遠堂.《合同管理操作指南與風險防范》法律出版社.

　　[2]付希業.《企業合同管理33講》法律出版社,2015.15-16.

　　作者：李勇

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