sci論文發表淺析電子政務與辦公自動化

　　小編推薦優秀的電子類期刊 《機械工程學報》創刊于1953年，是由中國機械工程學會主辦、機械工業信息研究院承辦的機械工程類高學術水平期刊。

　　摘要：本文闡述了電子政務與辦公自動化的關系,并簡要敘述了辦公自動化系統建設的功能需求及實施步驟。

　　關鍵詞：電子政務;辦公自動化;工作流;協同工作

　　0引言 全球性的網絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式,當 前的通信網正向著智能化、寬帶化、個人化的方向發展,Internet技 術應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶 來了深刻的影響,回顧我國政務信息化的進程,大致可分為三個階 段:(1)以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段,計算 機應用提高了個人工作效率。(2)基于關系型數據庫技術,以C/S 體系結構應用為特征階段,這一階段基本實現了部門級的數據處 理、公文處理等的自動化。(3)基于符合Internet/Intranet技術標準 的平臺應用階段,這一階段,不僅在技術上有了很大進步,而且應 用范圍已從部門內部、部門之間擴展到行業/系統內部,乃至跨部 委跨系統.

　　在Internet應用方面,政府部門已陸續建立了自己的Web服 務器和網站,有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關 單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺,電子政務并未在真 正意義上得以實現,相反,不少政府站點在規劃建設、管理維護以 及安全性方面還停留在較低的水平上,各級政府部門還有待建立 和完善從頁面制作、審批、更新,流程管理,應用開發,安全性保 證,與后臺應用系統(如OA和業務系統)集成的以及客互支持的 一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺.

　　電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關,又在應用側 重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異,總的來說,前 者在用戶的范疇上包含后者,電子政務是更廣義上的政府辦公自 動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”.

　　1實施原則 實用性原則;先進性及成熟性原則;可靠性原則;開放性及安 全性原則;標準化原則;可擴充性原則;可維護性、可管理性原則; 節約性原則.

　　2實施步驟 第一,在組織內部構建通信平臺(如電子郵件系統、電子論壇 等),工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作.

　　第二,在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高,基 本建立起網上協同辦公的意識之后,考慮在辦公網絡內進行一些 日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息 采集審批與查詢,以及各部門的日常業務等。在這一階段,基本實 現組織內部辦公自動化.

　　第三,在Internet上建立公用網站,進行信息采集、發布,部門 間公文交換乃至簡單的電子貿易等,將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時,基本實現電子政務.

　　在以上過程中,網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十 分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統,在某種程 度上決定著政府部門信息化建設的成敗.

　　一般來說,政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事 務管理(尤其以領導辦公)為核心,同時提供信息通訊與服務等重 要功能,因此,典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、 政務信息采集與發布、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、 領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用,另外鑒于Internet 在日常辦公中占有日益重要的地位,辦公自動化系統應該與留有 平滑的接口.

　　3辦公自動化系統與Internet

　　3.1提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求 在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統,如發 文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等,可以將 電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口,每一個 用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作,而 不必經常性地來回檢查不同的應用系統,辦公自動化應用系統以 電子郵件作為統一入口的設計思想,可以大大提高系統用戶的友 好性和易用性,減少培訓的工作量.

　　3.2處理大量的復合文檔型的數據信息 辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳 真等形式出現,因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這 些區別于傳統數據類型的信息,就是“非結構化數據”、“復合文檔 數據”或“對象數據”.

　　一般認為,關系數據庫系統(如Oracle、DB/2、SQL Server、Fox- pro等)適合傳統數據類型(結構化信息)的表示和存儲,但是對復 合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因 此,“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域,其 目標就是針對新出現的需求,高效率地表達和存儲管理“復合文 檔數據”。當然,傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經 常不可或缺的.

　　辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求,必須以 文檔數據庫為核心建立,同時選擇性地結合關系數據庫.

　　3.3包含大量的工作流應用 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所 有工作與工作轉交(交互)過程。辦公自動化應用系統的大多數應 用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式,由發起者 (如文件起草人)發起流程,經過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽),最終到達流程的終點(如發出文件、歸檔入庫).

　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的,如一個工作 流的終點可能就是另一個工作流的起點,如上級部門的發文處理 過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打 破單位界限的,發生于機關與機關的相關單位之間.

　　在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即:基于郵件 的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式(即“群 件模式”)的.

　　從信息技術的角度出發,群件模式結合了“推”、“拉”技術,充 分發揮了不同技術的優點,克服了其缺點,是理想的辦公自動化流 程處理模式,也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具.

　　3.4支持協同工作和移動辦公 在日常辦公中,辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交 流意見,才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工 作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展,異步協作 方式如電子郵件、網絡論壇等,以及同步協作方式如網絡實時會 議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式,它們 打破了時間、地域的限制,使人們可以隨時隨地參加到協同工作 中去,大大提高了工作效率.

　　所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公 手段,他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡,通過電話線或廣 域網絡,隨時可以訪問到辦公自動化系統;為提高工作效率和減 少費用,辦公人員還可以選擇“離線”工作方式,即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上,然后切斷連接,“離線地”處理信息 (例如他可以在旅途中批閱公文,起草電子郵件等),工作完畢才 再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信 息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支 持和移動辦公支持.

　　3.5應有完整的安全性 安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決 條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶 侵入、權限控制、存儲和傳輸加密,以及電子簽名。這些手段必須 足夠強大,難以被攻破,而且也必須足夠靈活,方便使用者掌握和 利用.

　　3.6能集成其他業務應用系統和Internet 隨著Internet技術的普及和應用,辦公自動化系統作為Intranet的 重要應用必須能夠與Internet相連接,包括電子郵件、Web發布 等,這不僅溝通了機關內外的信息、對外宣傳了機關單位,而且還 可以進一步提供網絡服務,實現電子商務與參與電子社區.

　　事實上,從用戶使用角度出發,“數據存訪中心”的概念可以 最大限度地提高應用系統的友好性和易用性。辦公自動化系統應 該成為這樣的“存訪中心”,也只有辦公自動化系統可以承擔這樣 的角色.

　　參考文獻:

　　[1]張小斌,嚴望佳.計算機網絡安全工具[M].清華大學出版社.

　　[2]電腦報出版社.電腦硬道理組建局域網[M].重慶出版社.

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