本文摘要：摘要：隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設(shè)有待加強等。因此，商業(yè)銀行要大力推進數(shù)字檔案室建設(shè)，
摘要：隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設(shè)有待加強等。因此，商業(yè)銀行要大力推進數(shù)字檔案室建設(shè)，制定硬件改造和軟件升級策略，建立多方協(xié)調(diào)配合機制，統(tǒng)籌推進檔案信息化建設(shè)工作。
關(guān)鍵詞：金融科技;檔案管理;信息化戰(zhàn)略
隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合檔案工作最新政策要求與工作實際，對商業(yè)銀行檔案管理作進一步探討。
一、存在的問題
(一)檔案量快速增長，庫房容量不足
隨著國民經(jīng)濟水平的提升，為滿足人民群眾日益豐富的金融需求，商業(yè)銀行由單一功能向綜合化、集約化、多功能的經(jīng)營轉(zhuǎn)型，各項業(yè)務(wù)快速發(fā)展，產(chǎn)品創(chuàng)新層出不窮，結(jié)算量規(guī)模日益壯大，帶來了檔案量的快速增長。其中，數(shù)量最多的是會計檔案，其次是與國民經(jīng)濟熱點相關(guān)的房金、個貸、信用卡等業(yè)務(wù)類檔案。根據(jù)目前實施的《會計檔案管理辦法》，會計憑證保存期限由15年變?yōu)?0年，進一步增加了檔案庫房的存儲壓力，現(xiàn)有庫房難以滿足日益增長的檔案存放需要。
檔案管理論文范例：新時期基層檔案管理工作的幾點思考
(二)檔案銷毀進度緩慢，騰挪空間有限檔案銷毀工作的重點和難點在于鑒定環(huán)節(jié)。《機關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)第四十三條規(guī)定：“機關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。”對于具有歷史價值、需要永久保管或者未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系、涉及其他未了事項等不同期限的原始憑證、資料，必須經(jīng)銀行條線部門專業(yè)人員鑒定、清分后，才能銷毀。
在銀行實際工作中，檔案銷毀進度較為緩慢。一是會計憑證保管期限延長，相當(dāng)于多占用15年的庫房存儲空間，延長了庫房循環(huán)利用的周期;二是隨著時間推移，熟悉30年前會計業(yè)務(wù)、柜面業(yè)務(wù)的銷毀鑒定人員逐漸減少，給鑒定工作增加了難度;三是清分工作需要逐張、逐戶人工核對，需投入大量人力、物力;四是如銷毀的檔案原件涉及訴訟的，可能存在訴訟風(fēng)險。綜上，檔案銷毀工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
(三)庫房集約化程度不高，庫房建設(shè)有待加強商業(yè)銀行檔案庫房管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，由一級機構(gòu)統(tǒng)籌管理全轄庫房，二、三級機構(gòu)管理本級庫房。國有商業(yè)銀行轄屬機構(gòu)較多，由于歷史原因，大部分偏遠(yuǎn)地區(qū)庫房建設(shè)不規(guī)范，不但空間利用率低，而且安全隱患大。特別是三級機構(gòu)庫房，基本為未經(jīng)加固或加固后承重仍不達(dá)標(biāo)的辦公用房， 普遍面積較小，且多位于偏遠(yuǎn)地區(qū)，存在交通不便、保管條件差、安全設(shè)施不齊全等問題，改造所需資金投入和難度相對較大，檔案庫房規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、智能化水平還有待提高。
(四)檔案信息化有待深化，信息資源亟待整合
1.從技術(shù)層面來看，各條線信息資源未實現(xiàn)共享對于在業(yè)務(wù)辦理過程中形成的、需移交至檔案部門的電子業(yè)務(wù)資料，銀行各條線部門均有獨立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行管理，電子業(yè)務(wù)資料分散存儲在各條線系統(tǒng)中，且每個系統(tǒng)都具有獨立的數(shù)據(jù)庫、操作平臺和管理體系，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間互相不連通，也未統(tǒng)一納入檔案系統(tǒng)進行資源共享、集中管理，不利于檔案信息資源的綜合利用。
2.從管理層面來看，多條線管理造成了資源浪費
出于查詢、管理方便的需要，業(yè)務(wù)部門往往對本條線業(yè)務(wù)資料進行單獨管理。使用人員在申請查閱時，由于各條線管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，需按照各條線部門的不同要求分別提交申請，給查詢部門帶來了較大不便，對法律、審計等跨條線查詢較多的部門而言尤甚。對于同一份檔案資料，也存在被各條線部門重復(fù)調(diào)閱的情況，造成了檔案部門的重復(fù)勞動。站在全行管理的角度看，上述兩種情況都造成了人力、物力的浪費。
二、對策建議
(一)政策解讀
2021年起實施的《中華人民共和國檔案法》(新修訂版)(以下簡稱《檔案法》)新增“檔案信息化建設(shè)”專章，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，并對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)提出要求。檔案信息化是檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。隨著金融科技創(chuàng)新的持續(xù)深化，信息系統(tǒng)在銀行的廣泛應(yīng)用為銀行檔案工作提供了寶貴的機遇，銀行檔案信息化既是商業(yè)銀行信息化的重要構(gòu)成，也是檔案事業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。
1.銀行檔案的特殊性決定了銀行檔案信息化的必要性銀行檔案不同于傳統(tǒng)檔案，具有規(guī)模性、綜合性、專業(yè)性、社會性等特點。銀行的經(jīng)營管理關(guān)系到國計民生的各個領(lǐng)域，作為記載其直接活動痕跡的銀行檔案，包含著大量經(jīng)濟、貿(mào)易、司法、財政等方面的信息，在制定宏觀經(jīng)濟戰(zhàn)略、防范化解金融風(fēng)險、維持市場經(jīng)濟秩序等方面都發(fā)揮著重要作用，其信息化價值遠(yuǎn)高于其他檔案。銀行檔案經(jīng)過信息化形成銀行檔案信息資源，具有不可替代的利用價值，必須將銀行檔案工作納入銀行信息化整體規(guī)劃。
2.檔案管理的內(nèi)部要求決定了銀行檔案信息化的必然性
維護檔案完整與安全是《檔案法》賦予各級檔案機構(gòu)的責(zé)任銀行檔案信息資源是銀行檔案在信息化條件下被賦予的全新形式，既是銀行檔案的重要源頭，也是未來銀行檔案管理的主要對象，檔案部門有責(zé)任也有義務(wù)對銀行信息資源進行管理，做好銀行信息資源的收集、歸檔、管理等工作，最終實現(xiàn)檔案信息資源“一站式”的共享和利用。從銀行實際情況來看，信息系統(tǒng)分頭建設(shè)的情況仍將長期存在，因此，檔案部門必須提高信息資源統(tǒng)籌能力，促進檔案信息化建設(shè)與銀行信息化建設(shè)同步發(fā)展。
《規(guī)定》對機關(guān)檔案信息化建設(shè)進行了詳細(xì)規(guī)定，構(gòu)建了機關(guān)檔案信息化建設(shè)的整體框架，主要內(nèi)容如下。一是將數(shù)字檔案室建設(shè)作為信息化建設(shè)的主要形式，統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作;二是建立檔案數(shù)字化常態(tài)化機制，重視真實性管理和全文識別工作;三是電子文件歸檔與電子檔案管理要從制度、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)等方面著手，并通過存儲、備份、轉(zhuǎn)化、遷移等要求保障數(shù)字檔案資源安全。
遵循上述檔案信息化建設(shè)的整體思路和框架，結(jié)合商業(yè)銀行檔案管理的特點，構(gòu)建商業(yè)銀行檔案信息化戰(zhàn)略模型。以商業(yè)銀行檔案綜合服務(wù)中心建設(shè)為戰(zhàn)略目標(biāo)，以硬件改造和軟件升級為戰(zhàn)略實施手段，以人、財、物等資源投入為戰(zhàn)略保障，全面推進金融科技戰(zhàn)略的深化，加大片區(qū)庫房和檔案數(shù)字化建設(shè)力度，實現(xiàn)對電子檔案數(shù)據(jù)資源的再挖掘，確保檔案信息資源的安全性、完整性、真實性，從而實現(xiàn)對檔案全生命周期的動態(tài)管理，實現(xiàn)檔案庫房利用率提升、檔案工作價值貢獻(xiàn)提高。
(二)戰(zhàn)略目標(biāo)檔案信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)是通過建設(shè)商業(yè)銀行綜合檔案服務(wù)中心，在資源共享、信息獲取、查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)挖潛等方面實現(xiàn)檔案信息資源利用價值最大化，將檔案信息化融入到全行經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略中，更好地服務(wù)于銀行總體經(jīng)營管理目標(biāo)。
(三)戰(zhàn)略實施
為了實現(xiàn)上述戰(zhàn)略目標(biāo)，商業(yè)銀行要大力推進數(shù)字檔案室建設(shè)，制定硬件改造和軟件升級策略，建立多方協(xié)調(diào)配合機制，統(tǒng)籌推進檔案信息化建設(shè)工作。
1.硬件改造策略
智能庫房建設(shè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)“無序存放、有序管理”，即建立現(xiàn)實庫房與虛擬庫房的映射關(guān)系，通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案庫房的一體化管理。商業(yè)銀行可以制定基于RFID技術(shù)的智能庫房建設(shè)策略，主要包括以下4方面內(nèi)容。(1)智能引導(dǎo)。利用RFID標(biāo)簽技術(shù)，建立儲位編號與檔案編號的一一映射關(guān)系，儲位管理系統(tǒng)中的RFID模塊根據(jù)檔案編號映射其儲位編號，自動提示該檔案所存放的物理位置，檔案所在架體自動打開，并通過語音、燈光提示進行指引。
(2)虛擬庫房。實時查看庫房信息，以虛擬3D圖形化的方式模擬實體庫房環(huán)境，顯示檔案所在位置及門類、數(shù)量、狀態(tài)等信息，方便檔案人員對庫房進行布局、操控。同時，可以在虛擬庫房中對檔案進行手動上下架、掃描上架等操作，實現(xiàn)虛擬列架與實物列架同步管理。(3)智能盤庫。利用RFID手持盤點器、盤點車等智能設(shè)備，對檔案柜進行掃描盤點，將上架的檔案信息和層架定位信息進行綁定、更新，生成在架檔案、遺失檔案列表，快速顯示檔案狀態(tài)。
(4)智能保護。
通過紅外保護裝置，自動感應(yīng)架體內(nèi)是否有物體或人員，實時發(fā)出預(yù)警信號;當(dāng)實體檔案非法出入庫時，自動發(fā)出報警信息，確保實體檔案安全。結(jié)合銀行檔案工作實際，在檔案信息化的前提下，可以在二、三線地市分步驟、分片區(qū)建設(shè)片區(qū)中心智能庫房，進一步提高庫房的集約化水平。智能庫房策略的實施，使實體檔案和電子檔案在空間上不必保持高度一致，檔案部門可以通過虛擬庫房、RFID等技術(shù)手段，搭建檔案信息資源共享平臺，打破檔案存儲的空間壁壘，優(yōu)化庫房資源配置，節(jié)省租金成本。
實施庫房智能化改造，還可以通過智能密集架提高單位存儲容量，緩解庫房存儲壓力。對檔案查詢部門而言，由于檔案信息資源數(shù)據(jù)庫已開放共享，只要檔案管理部門打開相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，各部門即可在權(quán)限內(nèi)查詢到對應(yīng)的檔案信息，無需進行繁瑣的線下審批，也無需乘車到較遠(yuǎn)的庫房查詢;查詢模式從“點對點”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;桌面對桌面”，在節(jié)省人力成本的同時，既提高了查詢效率，又能夠規(guī)避檔案運輸途中遺失、損毀等風(fēng)險，實現(xiàn)便利性和安全性的統(tǒng)一。
綜上，建設(shè)片區(qū)智能庫房是可行的，特別是對房價高企、土地資源稀缺的經(jīng)濟發(fā)達(dá)地區(qū)而言，可以選擇省、市片區(qū)交界處進行規(guī)劃建設(shè)，成本相對較低，且能夠滿足臨近地區(qū)的庫房需求。以廣東為例，可以分廣州地區(qū)、粵東、粵西、粵北、珠三角5個片區(qū)進行規(guī)劃，按片區(qū)進行集中管理，在各片區(qū)均建設(shè)1-2個中心庫房，存放保管期限較長的實物檔案，同時在二級機構(gòu)保留輔助庫房，對小而散、條件落后的三級機構(gòu)庫房進行騰退，上收檔案及相關(guān)人員;對少部分面積較大、條件較好的三級機構(gòu)庫房，可作為片區(qū)中心庫房的輔助庫房，存放臨時性、周轉(zhuǎn)性檔案。
在檔案集中管理的同時，還可對檔案人員實施集中管理。由一級機構(gòu)向各片區(qū)派駐專職檔案團隊，專門負(fù)責(zé)該片區(qū)檔案的收集、歸檔、編研、銷毀等工作，細(xì)化崗位分工，統(tǒng)一操作流程，加強專業(yè)化管理;統(tǒng)籌調(diào)撥各片區(qū)檔案運輸車輛，滿足實體檔案的調(diào)閱需求。
為實現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，需充分保障檔案信息化建設(shè)的財務(wù)資源投入，將所需經(jīng)費列入銀行年度預(yù)算額度，提前進行統(tǒng)籌安排，確保檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)工作按質(zhì)按量完成。此外，還要做好以下工作：加大專業(yè)人才引進力度，在新員工招聘時，招聘一定比例的信息技術(shù)、計算機專業(yè)人員，補充到檔案隊伍中;加強檔案精細(xì)化管理，加大考核激勵力度，加強監(jiān)督檢查和系統(tǒng)性指導(dǎo);加強信息化建設(shè)設(shè)備投入，包括智能密集架、RFID設(shè)備、掃描儀等硬件，以及檔案系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等軟件研發(fā)費用。
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作者：呂 翔
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