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摘要：隨著我國高等教育事業的發展，學院制已經成為高等院校普遍采用的內部管理體制。加強學院辦公室建設，建立健全規章制度，樹立全局觀念及服務意識，提高管理水平及工作效率，是保證二級學院各項工作持續健康發展的重要保證。
關鍵詞：學院制;學院辦公室;建設與管理
一、我國高等院校內部管理體制演變的簡要回顧
學院制是以大學學院為實體性主體和管理重心，突顯培養人才和發展科學等職能目標的大學內部組織結構形式和管理模式。大學學院制最早出現于12世紀的法國巴黎大學，而我國的學院制可追溯至南京國民政府于1929年頒布的《大學組織法》。《大學組織法》規定大學分文、理、法、教育、農、工、商、醫八個學院，設置了三個以上學院者方稱得大學，只辦一個或二個學院的，稱為獨立學院。這與教育部頒布的高等院校設置條例，在規定上是十分接近的。1952年，我國借鑒前蘇聯高等教育體制，進行了院系大調整，取消了學院，建設了一大批單科性大學，變校、院、系三級管理為校、系兩級管理。
20世紀80年代以來，受歐美高等教育管理體制的影響，我國一大批單科性大學通過自身發展或合并，紛紛向綜合性大學發展，帶有濃厚專業色彩的系級建制日益增多，管理幅度日益加大，管理效率日益降低。組織管理學認為，對于上層管理者而言，其直接管理的下級機構以5～8個為宜，若超過10個，就會產生協調上的困難，管理質量與管理效率就會大幅降低。為提高管理效率、加強學科建設與資源共享，同時提高基層教學單位辦學的自主性與積極性，近年來，大部分高校開始按學科或學科群組建學院，實行校、院、系三級管理體制，同時賦予學院以更大的辦學自主權。雖然說，學院辦學主體地位及辦學自主權尚未很好落實，教學管理的權力仍然過多的集中于學校，但就形式而言，學院制已經成為我國高等院校內部管理的主要模式，而圍繞著學院制所進行的管理體制改革也在不斷探索和推進之中。
可以預料，隨著學院制改革的推進和不斷深入，二級學院將會被賦予更多的辦學自主權，同時也將會承擔更多的教學、科研的過程管理工作。因此，二級學院的辦公室建設將會顯得更加重要。
二、學院辦公室工作特點及工作要求
二級學院辦公室作為一個綜合管理部門，位于學院管理體系的中心位置，既是一個“集中區”，又是一個“分散地”，起著上傳下達、協調左右、溝通內外的橋梁和紐帶作用。隨著高校辦學規模的擴大、辦學水平的提高和內部管理體制改革的不斷深入，學院辦公室的職能也將隨著學院職能的延伸而不斷拓展。就其特點和任務而言，主要表現在以下方面：
1.任務繁重、頭緒繁多
目前，國內絕大多數高校的組織管理仍然帶有濃厚的行政色彩，工作分工過細，職能部門過多。而這些職能部門的管理行為，大都需要經過學院辦公室的“中轉處理”方能得以施行。簡單的“中轉”，即上傳下達并不困難，難在領會精神、把握尺度，并向學院黨政領導提出意見建議，做好參謀，并在黨政領導的授意下，擬定工作計劃、做出安排和部署，并對整個執行過程進行監督檢查;待工作任務完成后，還要及時將完成情況呈文上報任務下達部門，以完成整個工作流程和每個工作環節。
除了上述職能部門下達的工作任務以外，學院辦公室還承擔著諸多日常管理工作，譬如文書檔案管理、規章制度制訂(修訂)、工作總結與工作報告、財務管理、師資隊伍建設與管理、學院行政資產管理及辦公用品采購與分發、來客來訪接待、安全保衛以及部分教學與科研管理工作等，對于有中外合作辦學項目的學院，還要承擔部分外教外事管理工作，可謂包羅萬象，任務繁重、頭緒繁多。
2.政策性強
二級學院辦公室的工作并不完全是事務性的，很多工作帶有很強的政策性，要求辦公室主任及辦公室成員具有比較高的政策水平和一定的理論深度。譬如上級部門下達的文件通知，往往政策性很強、涉及面較廣，這就要求辦公室人員要能準確把握、切實領會，才不至于在實施過程中出現偏差;再如前面提到的檔案管理、財務管理、師資管理、資產管理以及外事管理等，都有嚴格的政策界定、制度規定以及程序和方法的要求。
3.時效性高
二級學院辦公室的工作涉及學院黨政工作的方方面面，既有教學科研方面的，也有黨務行政條線的，還有那些臨時下達沒有明確分工的工作，其中絕大多數都有明確的時間節點要求。譬如我們經常在各種通知中看到的“某月某日以前上報，逾期不予受理”等諸如此類的話語，就是時效性的最好說明。對于此類工作，必須按期完成，及時上報，否則就有可能影響到學院的發展和教職員工的切身利益。因此，學院辦公室人員必須熟練掌握各項業務，要有很強的時間觀念，認真負責、一絲不茍、高效準確。
4.大局意識和良好的工作作風
學院辦公室所面對的工作，既有事關學院發展和教職工切身利益的所謂“大事”，又有屬于日常事務性管理的所謂“小事”。由于辦公室所處的特殊位置，事無巨細，都必須經過辦公室。這就要求辦公室工作人員，在大事面前要有全局意識，要站在學院發展的全局高度，分析問題，提出切實可行的意見建議，供學院領導決策參考;面對教職工的切身利益，要能設身處地為教職工著想，能辦的一定要辦，辦理起來有困難的，要想方設法去辦，不能辦的要耐心說明原委，解釋清楚有關政策規定;對于一些事務性工作，譬如來訪接待或外出調研，要做到安排周詳、言談得體、熱情大方，并通過自身良好的職業素養、飽滿的熱情和認真負責的工作態度，樹立良好的個人形象和學院形象，擴大學院的社會影響。
三、加強二級學院辦公室建設的舉措
學院辦公室的工作特點及工作任務，決定了辦公室在學院各項事務中的重要作用。為充分發揮辦公室的橋梁紐帶作用及輔助決策作用，應從以下方面大力加強學院辦公室建設及人員培養。
1.健全機構，配齊人員
如前所述，學院辦公室任務繁重、頭緒繁多，工作的政策性和時效性很強。因此，應建立健全組織機構，配備一定數量的必要的工作人員，方能保證工作的有條不紊。在現階段，高等院校在進行內部管理體制改革時，為加強教學科研，提高工作效率，在加大師資隊伍建設的同時，對行政管理機構設置及人員編制的控制普遍偏緊，這是高校人力資源管理的普遍做法。但是，基于學院辦公室在二級學院中的重要地位，應根據其工作的實際需要，適當考慮機構建設及必備的人員配置。學院辦公室的工作任務可大致分為行政、教學、科研與學科、文書檔案等幾部分，應根據工作量的大小對應配備行政秘書1名(也可由辦公室主任兼任)、教務秘書2名、科研與學科(含研究生教育)秘書1名、文書檔案管理1名，以5～6人為宜。必要的人員配備是明確分工、明確職責、提高效率的必要保證。
2.建立健全規章制度及工作程序
制度建設是加強科學管理、提高工作效率和質量的重要手段。[2]建立健全科學合理的規章制度，方能使辦公室人員在處理各項事務時有章可循，實現管理的制度化和規范化。其中，各種工作規范、各類崗位職責、各項辦事流程等都是必不可少的，要形成體系，要盡可能將一切事務都導入科學合理的軌道，變“人治”為“法治”。對于工作程序或辦事流程，不僅要讓每一位責任人了然于胸，也要通過宣傳廣而告之或下發手冊或張貼于顯著位置，讓每一位前來辦事的教職員工都能明了。擬定辦事流程時，應以必要為前提，盡可能減少環節，簡化手續。
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