RFID技術(shù)在智能檔案庫房建設(shè)中的運(yùn)用

所屬分類：建筑論文閱讀186次時間：2019-06-21 09:55

本文摘要：摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，技術(shù)也在不斷更新中，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建造與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的、現(xiàn)代化管理的檔案館建造新模式現(xiàn)已成為可能。關(guān)鍵詞：RFID;標(biāo)簽;檔案;管理 1 傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀目前，90%以

　　摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，技術(shù)也在不斷更新中，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建造與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的、現(xiàn)代化管理的檔案館建造新模式現(xiàn)已成為可能。

　　關(guān)鍵詞：RFID;標(biāo)簽;檔案;管理

建筑檔案管理論文

　　1 傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

　　目前，90%以上的檔案管理仍然采用人工管理方式，使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、對失效檔案管理滯后等問題。

　　2 如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷

　　隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。

　　3 RFID檔案管理運(yùn)用

　　RFID檔案管理系統(tǒng)，是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

　　基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括：集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;RFID手持終端是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。

　　1)人員管理：對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。

　　2)信息采集：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

　　3)庫房檔案盤點(diǎn)時，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行庫內(nèi)盤點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。

　　檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場核對，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點(diǎn)。

　　4)定位：利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機(jī)掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽，然后掃描貨架儲位標(biāo)簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。

　　5)借閱利用：當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID 閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會報警。

　　6)歸檔：歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。

　　7)安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務(wù)，檢測服務(wù)通過通道門實(shí)時讀取標(biāo)簽號，把讀取到的標(biāo)簽號在待出庫標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標(biāo)簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實(shí)時記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。

　　4 結(jié)語

　　依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實(shí)時位置信息，實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

　　智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮到了最大，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。

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　　推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。