智慧檔案館建設的實踐與探索

　　[摘要]智慧檔案館建設成為一種趨勢，文章從實踐者的角度闡述了對智慧檔案館建設的認識，介紹了張家港智慧檔案館建設實踐中取得的成效以及建設的總體架構，然后重點介紹了智慧檔案館的一些關鍵功能的技術實現，最后介紹了項目實踐的困難與阻力，以期為今后的理論與實踐者提供實踐層面上的參考。

　　[關鍵詞]智慧檔案館物聯網架構建設實踐

　　近幾年，關于“智慧檔案館建設”的討論越來越多，在全國范圍內，著手智慧檔案館建設的實踐也日益趨多，這些建設單位主要集中在我國東南沿海和華中部分地區，有些已經初步建成并投入使用。筆者親身參與了張家港智慧檔案館的建設，現從親身實踐的角度介紹張家港智慧檔案館項目建設中獲得的成果，同時也闡述項目建設中遇到的困難和阻力，以期對后來的理論研究者與實踐探索者提供一些有價值的參考。

　　一、對智慧檔案館的認識

　　智慧檔案館是數字檔案館的發展與提升，是基于智慧管理技術的新型信息化形態檔案館[1]，這一論點已被越來越多的人接受。智慧檔案館這一提法是在物聯網、大數據、云計算、移動互聯等技術發展到一定程度才出現的，總體來說，智慧檔案館的建設是把各項新技術運用到檔案工作各業務環節中，從而使檔案工作中的各項需求得到智慧化的響應和支持。具體地說，物聯網、大數據的發展，使得物與物、人與物、人與人的互聯、互通、互動得以實現，這為檔案管理提供了基礎條件，檔案的各項業務開展及運行可以更加智能化、更加智慧化，為檔案事業發展創造了更美好的前景。

　　智慧檔案館是一個虛擬的檔案館，筆者認為分狹義和廣義兩種。狹義的智慧檔案館特指各級檔案館實體的智慧化，管理的重點對象是館藏的檔案，關注的重點是館藏檔案信息資源的管控利用。而廣義的智慧檔案館，則是包含了檔案局的一些行政管理職能，管理的范圍除了本身館藏，還包含了其行政區域的檔案的收、管、存、用、監督、培訓等。筆者所討論的智慧檔案館側重于狹義的智慧檔案館建設。

　　二、智慧檔案館建設實踐成效

　　張家港智慧檔案館的建設是在數字檔案館基礎之上開展的，結合目前比較前沿的一些技術，比如物聯網、大數據、云計算等技術，進一步探索檔案現代化管理的一個創新實踐。在實體檔案館內，通過有線、無線數據傳輸技術，建立統一的物聯網平臺，把檔案館內的人與人、人與物、物與物之間進行網絡互連，做到能隨時隨地采集檔案實體所在的空間信息、動態信息，在集成原有數字檔案館功能的基礎上，感知、分析、整合檔案資源信息和檔案館運行的信息，力求達到對檔案館信息的智慧獲取、智慧分析、智慧反饋，最終提高檔案館智能化服務的能力。筆者認為，張家港“智慧檔案館”相比于“數字檔案館”而言，有以下特點：

　　實現了檔案實體的定位功能。所謂“檔案定位”是指利用無線射頻(RFID)定位技術對檔案實體進行定位。這里運用了RFID的“多級標簽管理法”，檔案卷件貼有RFID標簽，標簽與檔案實體唯一對應，在檔案實體可能達到的地點安裝RFID的傳感器，包括樓道、庫房、密集架、柜格等都安裝RFID的定位傳感器，實現逐級標記登記，這樣檔案進出都會有跡可循。在檔案庫房里利用自跟隨盤庫車(搭載盤庫上架系統軟件)實現檔案“精確定位到盒卷”，避免檔案的“錯亂架”情況，及時發現檔案缺件情況。

　　實現了檔案實體的安全保管。一是檔案實體進出實時反饋。利用RFID定位功能，檔案進出庫房、進出樓道、重要區域的路徑都有跡可循，對未經授權的檔案非正常出入會自動報警到管理平臺，管理平臺通過短信或微信提醒管理員作出相應處理。二是檔案實體的保管環境的安全。檔案庫房安裝了水浸、煙霧、溫濕度、安防監控等傳感設備，溫濕度實現自動檢測調控，對出現漏水、火災、盜竊等情況可作出及時反饋。三是對涉及檔案的出入人員進行監控。通過門禁、人臉識別、安防監控等設備對相關人員進行嚴格管理，可按事件、時間、場景等分類監控，并實時傳送到管理平臺，實現預判、預警功能。

　　實現了檔案實體“生命體征”的表現。這里的生命體征分兩層意思，一是打破了人們對檔案原有的冷冰冰的固有思維。檔案實體不再是一動不動的卷宗或電子文件，它可以通過傳感器對周圍環境有感覺，通過自己的神經網絡——物聯網，把自己的感覺、舒適程度不斷地告訴管理平臺，管理平臺判斷是否需要對環境進行調控，從而一定程度上實現自我調節。二是檔案實體內容變得鮮活，通過數據挖掘等技術，可提醒甚至推送檔案內容給用戶。對檔案實體的利用頻率、出入庫情況、保管情況實時主動推送至管理者，這在一定程度上打破了檔案在管理、利用上的被動承受的局面，體現了檔案的生命體征。

　　實現了檔案館的綠色節能。檔案館利用物聯網技術、節能微排技術對傳統檔案館進行了系統改造、優化，重塑了接收、保管、利用等業務流程環節，不僅提高了檔案館的安全管理水平，也實現了檔案館綠色節能，使得檔案館經費在投入產出方面達到效能最大化。

　　三、智慧檔案館的總體架構

　　張家港智慧檔案館的建設是基于物聯網、大數據的體系架構，其功能架構共分四層，可概括為“用”“知”“傳”“感”，從底層開始分別是感知層、通訊層、分析處置層、服務層。

　　1.感知層

　　主要負責感應外界環境、觸發事件的變化，把模擬信號轉換為數字信號，向通訊層發送感知信息數據。由一些感知終端組成，感知終端可以是傳感器和一些輸入終端。感知環境的傳感器有溫濕度傳感器、空氣質量傳感器(pm2.5、二氧化硫、二氧化氮、苯等)、水浸傳感器、煙霧傳感器、火焰傳感器、紅外人體感應器。輸入終端包括人臉識別、指紋識別等設備。

　　2.通訊層

　　主要負責把底層(感知層)獲取的數據發送到上層(分析處置層)。筆者歸納了目前主流的可應用在智慧檔案館的通訊技術，具體可分為四類，分別為有線傳輸、近距離無線傳輸、傳統互聯網、移動空中網。

　　根據張家港的實際情況，我們采用了以上四種結合的方式，在不同的應用環境下，運用適合的數據通訊方式，分別組網，通過異構網絡進行信息傳輸交互，以達到較好的數據交互效果。

　　推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環境下誕生的。

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