如何提高檔案利用服務質量

　　【摘 要】提供檔案利用服務是工程公司檔案館的一項重要的日常工作，它是展示檔案管理水平、實現檔案價值服務于企業生產經營的直接手段，在檔案工作中占有重要地位。論文從檔案數字化建設、服務模式多元化、保密與利用三個方面，積極探討和思考提高檔案利用服務質量的措施和方法。

　　【關鍵詞】數字化;檔案利用;保密

　　1 引言

　　中國核電工程公司檔案館依托核二院成品檔案室發展至今，有六十年歷史。館藏量大，涉及領域廣、專業多、種類全，涵蓋了核工程、民用工程、商用核電站相關的工程設計、商務、設備、科研、文書和會計等文件，凝聚了項目建設者和檔案工作者的智慧和心血。隨著公司總承包項目順利推進，項目現場對檔案利用需求量日益增加，給傳統的服務理念、服務模式提出了新的挑戰和要求，如何運用現代化技術提高服務質量，促進利用手段多樣化，滿足檔案服務于總承包項目和公司各業務板塊是每個檔案工作者應不斷思考和解決的問題。

　　2 加快檔案數字化進程，優化館藏資源結構

　　檔案實體可用館藏容量隨著館藏檔案數量的日益增多愈加捉襟見肘，為了保證新項目歸檔文件的存儲空間不得不將大量老工程檔案進行異地存放，這給檔案利用工作帶來不便，在保管上也存在一定的安全隱患。

　　為解決館藏容量不足與歸檔文件數量大之間的矛盾，避免異地保存帶來實物利用不便的問題，工程公司通過加快檔案數字化進程，積極開發電子檔案管理系統，搭建檔案信息網平臺，實行電子文件與實體檔案雙套制管理等措施，有效釋放了館藏占用空間的壓力。

　　2.1 利用優先，分階段分重點數字化

　　在檔案數字化過程中遵循利用優先、分步實施的原則，對于新增項目的各類文件，堅持電子文件與紙質文檔同時歸檔;對于早期庫存檔案，先重點對異地保存的檔案、搶救性保護的珍貴歷史檔案，以及利用率高的永久檔案進行數字化，然后再由點到面、分階段逐步實施到所有的有價值文檔資料。

　　2.2 實行鑒定與數字化同步

　　從長遠利用的角度，公司對早期庫存檔案進行數字化加工的同時，還應分工程、分種類組織專家進行檔案價值鑒定，根據鑒定結果及時剔除已失去利用價值的檔案，對利用價值小的工程文檔暫緩數字化處理。實行鑒定與數字化同步不僅有利于減少數字化加工成本，加快檔案數字化進程，還能幫助優化館藏資源結構，提高工作效率。

　　3 加強檔案信息資源建設，促進服務方式多元化

　　信息化技術改變了傳統的檔案服務模式，公司以此為契機轉變觀念，加強檔案信息資源建設，如清華紫光電子檔案管理系統、項目現場數據同步的PW系統、CIMS設計信息管理系統和項目文函管理平臺等，通過檔案信息網平臺提供電子檔案管理系統檢索、全文瀏覽及通知公告、業務交流、服務指南、留言板等綜合性服務，開展大事記、專題匯編，促進服務方式多元化，拓展和深化檔案利用工作。

　　3.1 完善各種檢索工具，提供多途徑檢索

　　一般企業，一個員工查找資料的平均花費時間約占其工作總時間的40%[1]，這一數據從側面反映了檔案檢索效率低是大多數企業普遍存在的問題，主要原因表現在兩方面：檔案檢索工具種類單一，數據著錄標引質量不高，難以滿足利用者多角度全方位查檔的需求;利用者檢索目的不明確，不熟悉檢索工具的使用方法，需要依賴工作人員幫助才能查找到所需文檔。

　　對于有些員工來館查閱文件無法清楚描述要查的文件信息時，工作人員應發揮熟悉館藏的優勢，為其提供咨詢建議或幫助。

　　3.2 以人為本效率優先，實現利用效率最大化

　　傳統的紙質文檔利用審批手續煩瑣，利用者為了查閱一份檔案可能需要往返好幾次找領導簽字，如果碰巧領導開會、出差，就不得不暫時擱置工作。為了解決這一問題，公司著手優化檔案利用審批方式，提供檔案網上電子審批流程，員工通過登錄檔案網站提交利用權限申請，這樣即使領導在外地出差也能及時簽字審批。

　　檔案信息網平臺實現了將館藏實體文件從有形的檔案館成功遷移到虛擬的數字檔案館，信息化技術使不同介質檔案轉換為可被計算機識別的信息，不僅擴大了檔案利用范圍，也滿足了員工通過查閱文字、圖像、音頻、視頻等信息全面了解文件背景的需求。檔案網站全天24小時提供利用服務，實現了利用者足不出戶隨時登錄網站查找檔案的需求，提高了檔案利用效率[3]。

　　推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環境下誕生的。

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