高校公文處理原則及辦文秘書素質培養探微

　　【摘要】高校公文處理是高校辦公室工作的重要內容，對高校各項工作的順利開展起到保障作用和重要意義‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 本文通過探討公文處理需要把握的原則，以及辦文秘書需要提升的綜合素質，以高效率、高質量地做好公文處理，為做好高校辦公室工作打下良好的基礎‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　【關鍵詞】公文處理; 原則; 辦文秘書; 素質

　　高校公文，是在高校行政管理過程中形成的，具有特定法律效力和規范格式的文書‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 公文處理是高校辦公室的一項重要工作，涉及收文、登記、擬辦、呈批、分發、傳閱辦理、督辦、歸檔等環節，是保證上傳下達、下情上達、溝通信息、處理公務、協調關系的重要途徑，對高校工作的順利開展有著保障的作用和重要意義。 實現科學、規范、安全、高效的電子公文運轉和管理，是衡量高校行政管理績效的重要指標，也是辦公室工作作風、辦事效率和精神風貌的重要體現。 要做好公文處理工作，就必須遵循公文處理的規律，把握好公文處理的原則，辦文秘書也應提升綜合素質和業務水平。

　　政工師論文投稿刊物：《辦公室業務》辦公類國家級重點刊物，亦是我國唯一公開發行的面向各級各類辦公部門的國家級綜合性刊物，自1992年創刊以來，本刊秉承立足辦公室實際、研究辦公室工作、交流辦公室經驗、豐富辦公室生活的辦刊宗旨，深得全國各地辦公系統領導及辦公室人員的關注、支持和喜愛。對于提高辦公系統人員素質、交流辦公室工作經驗、傳播辦公政策法規發揮了重大的作用。

　　一、把握公文處理的原則

　　做好公文處理，需把握以下三個原則：科學準確、及時高效、保證安全。

　　科學準確，就是公文處理要做到制度化、規范化、科學化。 公文處理有其程序性，各處理環節是緊密相連的，按照制度和流程辦理公文，就能科學規范、有條不紊。 首先，要加強制度建設。 嚴格遵守《黨政機關公文處理工作條例》，結合本單位實際，制定切實可行、針對性強、權責分明的公文處理制度，用制度約束相關責任人認真按照公文處理要求和時限辦理公文。

　　其次，要根據單位情況，制定合理的公文處理流程，從程序上保障公文處理規范、有序、準確無誤。 公文處理是一項嚴肅的工作，必須嚴謹細致、科學規范，把規范性貫穿到整個公文辦理的過程。 公文處理一般分為收文、登記、擬辦、呈批、分發、傳閱辦理、督辦、歸檔等環節，收文登記做好分類匯總，按類別將收文時間、收文編號、文號、公文標題、領導批示、處理情況、完成情況等詳細記錄，形成匯總表，以方便檢索查閱; 辦理過程附文件處理表，按流程送校辦主任填寫擬辦意見、呈送校領導填寫批示意見，再交承辦部門辦理，并填寫承辦單位意見、傳閱簽名及處理結果，辦理完結后及時分類歸檔，整個公文收發辦理過程有章可循、有跡可查、清晰明確。

　　及時高效，是對公文處理的時間要求，在處理公文時要做到隨到隨辦、迅速流轉，盡力縮短運轉周期，做到不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。 根據文件的輕重緩急，確保急件和特急件第一時間處理，確保黨和國家的各項方針、政策以及上級機關的各項批示及時準確地向有關單位、部門傳達貫徹執行。 對于時限性較強的緊急文件，要及時做好文件接收、分發、傳遞，對個別部門或領導積壓文件拖延辦理的情況，要做好督辦，及時提醒、督促、檢查。 OA辦公自動化系統的普及應用，打破了時空限制，極大地提高了公文處理效率，改變了傳統紙質文件傳遞方式下，因事務繁雜細瑣、領導出差等造成公文收取、處理不及時，而導致工作延誤或是工作損失。

　　保證安全，是對公文處理的紀律性要求。 辦文秘書因工作需要有機會接觸到一些須嚴格控制傳播范圍、甚至是保密的文件，這些公文可能包含著國家秘密信息，做好公文辦理中的保密工作至關重要。 一是保存規范、保管妥當，文件要有專門的文件盒和文件柜分門別類存放，不隨意堆放、折疊文件，不用圓珠筆或鉛筆批注批閱文件，以免造成文件遺失或損壞。 二是做好密級文件的處理和歸檔，從保護國家安全和國家利益的高度，牢固樹立保密意識，嚴守保密紀律，嚴格按照密級文件的處理要求規范傳閱文件，做到“涉密不上網、上網不涉密”，確保公文不失密、不泄密。

　　二、提高辦文秘書素質

　　有人認為，公文處理只是簡單傳遞文件，沒有什么技術含量，只需按部就班按既定程序辦理即可。 實則不然，公文處理要講政治、講技巧、講藝術，真正做好這項工作，需要辦文秘書具有較強的綜合素質和業務水平。

　　(一)思想政治素質。 公文處理是一項政治性、思想性很強的工作，辦文秘書如果沒有較高的政治覺悟和理論思維水平是很難勝任的。 要強化工作角色認知，站在合理的角度理解和把握公文的內涵和收文對象，才能準確傳遞和處理文件，否則就事論事或是想當然，就可能導致方向路徑不對，造成文件延誤、梗阻的不良效果，從而影響文件處理的質量和效率。

　　辦文秘書要有大思想、大格局，才能站在全局的高度考慮問題，把公文處理與本單位的發展實際有機融合，起到輔政、促政、帶政的作用。 因此，辦文秘書要有意識地加強政治學習，提升戰略思維能力，提高政治站位，結合工作實際，厚植政治修養，提高責任意識，以嚴謹務實、雷厲風行的作風做好公文處理工作。 特別是對機要件的處理，要嚴格講政治、講紀律、講原則，要準確把握傳閱對象，不隨意擴大文件知悉范圍，嚴守保密紀律，在傳閱過程中如若承辦人提出拍照或復印等不合理要求，要義正詞嚴拒絕。

　　(二)靈活應變能力。

　　公文處理要講程序和原則，通常是按流程辦理，但并不是一味地墨守成規按程序辦事，而要根據實際情況靈活處理。 高校辦公室經常會接收數量眾多的公文，辦文秘書在日常工作中要做有心人，積極與上級和有關部門溝通，理清工作思路，增強靈活應變能力。 正常情況下，公文辦理都是先給辦公室主任提出擬辦意見，再呈送校領導批閱，但在節假日或特殊情況下收到要件急件無法第一時間傳遞到辦公室主任時，就要對文件有清晰明朗的認識和準確快速的判斷，靈活根據文件內容，在告知部門領導的前提下，先呈送分管領導閱示，以便領導早做安排部署。 辦公室主任以及校領導事務繁多，為了提高效率，辦文秘書要靈活根據領導的工作安排，呈送領導批閱的文件，一般按照重要性和緊急程度排好順序，平件最好相對集中找領導簽批，急件隨到隨辦。

　　綜合性較強的文件，需多個部門協同配合，應機智靈活分清楚主辦部門和協辦部門，以便明確交由哪位分管領導批示處理。 有時難免出現承辦部門之間相互推諉的情況，此時，辦文秘書要積極溝通協調，注意方式方法，冷靜靈活地處理，爭取做到既能準確傳達上級意見，還能讓對方欣然接受，以積極的態度處理工作。 公文傳閱一般按領導職務順序傳閱，當遇到特殊情況時，也要適當靈活調整公文傳閱順序，以保證公文傳閱的時間和進度，不能死守固化一種規則。 特別是緊急事務，需部門辦理的文件，在領導無法先閱知的情況下，要請示后靈活地先流轉部門辦理。 同時，充分利用當下便捷的通信、信息化辦公方式等多元化手段及時聯系領導閱文。

　　(三)業務素質。

　　對于辦文秘書而言，除了對制度、流程的全面把握，科學、規范、有效處理公文的前提還要對業務非常熟練，因而辦文秘書要努力提升業務水平。 首先，要提升公文處理精細化管理能力。 按照精細化管理要求處理公文，建立便于查閱的公文文件夾和公文處理統計庫，在公文處理的每個細節落實職責，優化公文處理方案，細之又細跟進辦理過程，做好公文閉環管理，做到事事有落實，件件有回應。

　　其次，要提升公文處理的專業性。 公文處理也是一門學問，需要在實踐中認真研究，不斷總結經驗，以專業化的態度和業務能力來應對。 面對各種渠道接收的紛繁復雜的公文，辦文秘書要對急件要件敏銳察覺，第一時間處理; 能迅速判斷和提取文件的重點、關鍵信息，清晰準確地理清辦文方向; 準確把握密件和普通件以及公開屬性和范圍，掌握處理原則和方法; 根據公文內容區分送閱件和承辦件，送閱件一般只需閱文，了解文件內涵，承辦件一般需要具體辦理和落實。 還要熟悉和掌握領導分工和各部門的工作職責，以便明確公文應該送誰批、送誰閱，由哪些部門辦理，誰主辦、誰承辦。 這樣，才能科學、準確、及時傳達貫徹各級有關精神。

　　再次，要熟練操作信息化辦公系統，增強協同辦公能力‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 如今，高校大多采用OA系統辦公，廣東省推出粵政易協同辦公平臺進行公文交換，極大地方便了公文下載、傳閱、歸檔等，快速高效、流程明晰、記錄可查，辦文秘書應對公文處理各環節和全部流程熟練掌握，較好地利用信息化系統為工作服務。 同時，校辦作為OA辦公系統的主要使用部門，校辦辦文秘書需對公文流程每個節點職責內容和操作要求了如指掌，并能有效指導和培訓職能部門和院系的電子公文處理。

　　三、結語

　　公文處理牽涉廣泛、常學常新，辦文秘書在工作實踐中，要把握好公文處理原則，不斷提高自身的綜合素質和業務能力，在總結中改進工作方法，在創新中開展工作，才能有效提升工作效率和服務水平。

　　【參考文獻】

　　[1]潘淑文.高校機關的公文管理工作探微[J].牡丹江師范學院學報,2001(01):79-80.

　　[2]董昊.把好公文辦理各環節,提高公文辦理質量和效率[J].辦公室業務,2019(20):10.

　　[3]鐘麗娜,李伶.談高校辦公室人員的綜合能力及提高[J].高教與經濟,2005(04):17-19.

　　作者：李雅娟

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