檔案專業中級職稱論文知識經濟時代的檔案管理

　　隨著經濟體制改革的不斷深入，我國實行以公有制為主體，多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度，與此相應，檔案作為國家機構、社會組織和個人在社會活動中的記錄，其所有權歸屬也呈現多元化趨勢。檔案不應該只局限于事情過后的保存和記錄，檔案應該積極地參與經濟活動，只有這樣才能使檔案中的信息資源得到最大程度的流動和共享，從而使檔案成為經濟增長和生產發展的重要因素。

　　《北京檔案》Beijing Archives(月刊)創于1984年，是檔案專業刊物，它主要宣傳檔案工作的重要意義，研究、探討檔案學理論與技術。它的內容涉及檔案學、文秘學等方面，傳播檔案學、文書學知識，報道北京檔案工作動態，開展學術研究。它的閱讀群主要面向檔案、文秘和史學工作者，本刊有英文目次和提要。

　　在現代社會，信息技術得到高速的發展，檔案部門正日益失去其作為重要文獻信息資源的地位。在現實生活中，檔案工作的發展相對落后，主要是由于基礎設施落后、管理方式的陳舊、技術普及度不高、人才缺乏的，因此，對檔案觀念進行更新，改善檔案管理方法以及加強對檔案工作人員的培訓已經成為我們所面臨的十分迫切的任務。

　　1.傳統檔案管理中存在的問題

　　傳統檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質或實質)記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據空間較大。三是查找困難。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。

　　2.信息時代檔案管理中存在的問題

　　2.1收集整理檔案用人多，耗費時間長

　　與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。

　　2.2網絡化沒有給檔案管理帶采革命性的變化

　　信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

　　2.3檔案的分類方法多沿襲舊制

　　按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。

　　3.對知識經濟時代檔案管理應采取的對策

　　3.1要建立適應知識經濟時代檔案管理的新思路和新方法

　　首先，要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統環境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術的迅速發展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。

　　其次，要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一份軟件，輸入微機三部曲。檔案管理工作現代化是一個系統工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的基礎工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發階段，而應更深入地發掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業的發展。在市場經濟條件下充分開發檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規范化的科學管理模式，改變封閉的現行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向經濟，面向公眾和社會的需求。

　　最后，要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案資源現代化的標志。因此，檔案部門要把數據庫建設作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓。現行檔案館的館藏檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環。

　　3.2 要大力推進檔案管理的信息化和數字化進程

　　3.2.1建立“需求?D開發?D利用”的科學開發機制：首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這將是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作，因此必須要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系。

　　3.2.2以電子文件歸檔為管理重點。當前，檔案數字化相關技術標準尚不完善，在此情況下大量開展數字化工作存在風險，有可能影響到今后的數字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務盡早接軌，為機關單位提供有效服務的同時，又能抓住機遇依托電子政務平臺推進檔案信息化的進程。

　　3.3要為檔案管理人員建立多元化的繼續教育培養體系

　　繼續教育是全體在職檔案管理人員不斷調整知識結構，適應知識經濟時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機會到高校進行系統學習的，而繼續教育采取專題講座、實習培訓、現場研討等方式，具有時間短、效率高、內容專一、形式靈活等特點，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。

　　繼續教育必須制度化、全員化。所有在職人員都要定期參加各種類型的繼續教育，并要將參加繼續教育的情況列入考績、評審的范圍。《全國檔案信息化建設實施綱要》中已明確提出，要“堅持各級檔案部門領導干部進修制度”。 繼續教育必須多元化、規范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學資源，靈活開展各種形式、多個層次的檔案管理繼續教育，另一方面要嚴格審批和監管開展檔案信息化繼續教育的機構，統一繼續教育的內容體系，教學材料及實驗環境，制定規范統一的分級、分類考評體系，建立“學考結合”的專業考核制度。

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