如何促進醫療保險業務檔案規范化管理

　　摘要：醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的健康發展。因此，促進醫療保險業務檔案的管理對醫療保險事業的發展有極其重要的意義。文章就我市社保檔案管理現狀談如何促進醫療保險業務檔案的規范化管理。

　　關鍵詞：規范化管理;醫療保險;業務檔案;措施

　　醫療保險是建設有中國特色社會主義保障體系的重要組成部分，對于構建和諧社會起著重要作用，醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的健康發展。近年醫療保險管理處以《社會保險業務檔案管理規定(試行)》(以下簡稱《規定》)的頒布實施為契機，克服種種困難，從加強隊伍建設、加強檔案基礎建設、健全體制機制等方面加強了醫療保險檔案管理，提高了檔案管理水平。

　　一、歷史背景

　　竹溪縣是一個農業大市、人口大市、經濟薄弱市，早在2006年，市政府著眼管、辦分離，醫、保制衡，將新農合經辦職能由衛生部門劃歸勞動保障局，與城鎮職工醫保、城鎮居民醫保一起統一由竹溪縣城鎮職工醫療保險處經辦，三大醫療保險從而初步實現了“管理并軌”，但問題也隨之而來，尤其是檔案管理方面的問題，主要表現在：一是專業人員缺乏，當時三大醫療保險參保人數也不少， 而工作人員較少，根本抽不出人手專門管理醫療保險檔案，檔案管理都是由各股室人員兼任;二是辦公場地擁擠，沒有專門存放檔案的庫房，業務檔案資料散放在各業務股室，極易造成丟失或損毀;三是沒有建立檔案管理制度，管理標準不明確，缺少有針對性和可操作性的業務檔案分類方法和歸檔范圍標準，業務檔案主要根據工作慣性來開展，如對重要的公文、財務檔案相對規范，對參保登記、特遇審核、社會保險賬戶管理等環節的業務檔案管理不夠規范;四是經費保障不足，可調劑的業務檔案管理經費極少，只能用于購買檔案柜、卷宗、卷盒等最基礎的設施和物資。

　　二、加強檔案管理的措施

　　2009年7月《規定》頒布實施后，領導意識到了醫療保險檔案是參保單位和參保人員履行繳費義務和享受醫療保險權益的原始憑證，是醫療保險經辦、管理和服務工作的客觀記載，是醫療保險經辦機構落實對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的基本前提，是研究醫療保險事業運行軌跡和發展規律的珍貴史料;認識到醫療保險檔案管理是加強醫療保險經辦管理服務最重要的一項基礎性工作，于是將醫療保險檔案管理工作定位于“醫療保險經辦最重要的基礎管理工作，加強經辦能力建設重點工作”，將檔案管理工作與業務經辦工作同時部署，采取了以下措施加強醫療保險檔案管理，使得我市醫療保險事業取得了健康、長足的發展。

　　(一)加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質，提高醫療保險檔案管理水平

　　醫療保險檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質、較強的專業技術知識和熟練的操作技能。因此我們首先在選配專兼職檔案管理人員時嚴把入門關，力求把精通業務、工作扎實、善于協調、敢于管理的干部調配到檔案管理崗位，目前已有專職檔案管理人員5人，學歷均在大專以上;其次，針對部分人員缺乏經驗、檔案業務不熟的實際，先后派到市人力資源和社會保障局、市檔案局參加崗位培訓，學習檔案的專業理論、法律基礎知識，以及醫療保險業務檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強了檔案管理人員的業務素質和專業技能;最后還多次組織醫療保險檔案人員到省廳、市參觀學習，派員參加全國檔案學會的學術研討活動，了解最新檔案管理理論和管理技術設備，提高認識，開闊眼界。

　　(二)夯實基礎建設，全面推進檔案安全集中管理

　　檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案倉庫的基礎建設，擴大庫房面積，全力推進檔案集中管理。為確保檔案存放安全，我們按《檔案室建設規范》，將原技工學校用房進行了改造，為檔案用房安裝了防護門窗、監控設備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測量、除濕、空氣調節、滅火等設備，將原散放在各股室的醫療保險業務檔案進行集中管理。

　　(三)從建章立制入手，促進醫療保險檔案管理工作規范化

　　制度建設是檔案工作的基礎，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。為此我們在2010年7月制訂了《竹溪縣城鎮職工醫療保險管理處檔案管暫行規定》，建立、健全了檔案收集、整理、移交、保管、利用、統計、銷毀等方面的檔案管理制度;2011年5月制訂了《竹溪縣城鎮職工醫療保險管理處檔案歸檔范圍和保管年限》，明確了檔案分類方法、歸檔范圍標準和保管年限。

　　(四)強化檔案管理先進辦公意識

　　檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，醫療保險業務檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。隨著我市三大醫療保險的發展，醫療保險檔案數量越來越多，管理方法手段的落后，給保管和利用帶來了困難，直接影響到檔案管理的質量，因此，引入現代化辦公手段是提升基本醫療保險檔案管理水平的現實選擇。2007年我們對全局工作人員進行了辦工自動化培訓和考核，2010年從竹溪縣社保局引進了檔案管理軟件，派人員到外省學習、請外省專家來我局現場指導，讓檔案管理工作者掌握和運用現代化科技手段和先進操作技術，從而克服了傳統檔案管理存在的負擔重，重復勞動多，勞動強度大等弊端，大大提高了醫療保險檔案管理水平。

　　近年來，在各級領導的關心支持下，經過全處工作人員的奮力拼博，我市醫療保險檔案管理工作取得了一定的進展和成績，但同周邊省市相比還有很多差距。今后，我們將按省廳、竹溪縣社保中心要求，切實推進館室現代化、操作標準化、資源信息化、服務人性化、隊伍專業化建設，不斷提高醫療保險檔案管理工作水平，履行好我們對廣大參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的承諾。

　　推薦閱讀：《天津社會保險》(雙月刊)創刊于2006年，是由天津市社會保障基金管理中心主辦的保險類期刊。主要欄目：卷首語、特稿、社保論壇、專家視點、津沽大地、經辦熱點、經辦之友、醫保園地、案例評析等。

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