會計論文事業單位會計檔案管理

　　事業單位可以根據自身實際情況針對會計檔案管理者建立合理科學的獎懲制度，這篇會計論文建議不僅要以會計檔案的管理為績效考核，也要對會計檔案管理者進行一定的電算化財務信息系統知識、計算機財務管理技能等進行培訓和考核，使會計檔案管理者能將電子管理技術和會計檔案管理方法相結合，更好地保證會計檔案的安全性和保密性。《現代審計與會計》是由黑龍江省審計科學研究所主辦，《現代審計與會計》宣傳黨和國家的審計(會計)方針、政策;研究和探討前沿審計(財會)知識;交流工作經驗。是熱愛審計、財會事業者永遠的良師益友。

　　摘　要：事業單位財務會計檔案的價值直接與檔案的規范管理、檔案管理水平掛鉤，因此，為了更好地保障會計檔案的管理，事業單位應采取合理的措施提高檔案管理水平、規范管理檔案。

　　關鍵詞：事業單位;會計檔案;管理

　　在事業單位財務會計管理以及財務核算過程中，具有保存價值的財務會計文字、資料、憑證等各種財務會計核算直接材料稱為事業單位會計檔案，是反映事業單位財務記錄和財務會計的直接重要依據。會計年度終了后應整理相關檔案并將其裝訂成冊，規范、合理管理。

　　一、事業單位會計檔案規范內容

　　1.會計檔案的內容。事業單位所有相關經濟活動的記錄在案則是會計檔案，是事業單位會計檔案資料的重要經濟信息。會計檔案想要科學合理地為事業單位的發展服務，必須保證會計檔案內容具有精確性、規范性、有效性以及完整性。事業單位所有具有保存價值的財務會計資料都必須認真、細致、及時收集，如原始憑證等各種憑證有差錯要立即找經辦人進行補辦或說明原因，充分保證會計資料的完整性。相關會計人員轉調時要進行工作交接并嚴格做好記錄，保證會計資料的連續性。

　　2.會計檔案的性質。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、會計資料、收集電算化財務會計檔案以及管理信息系統的會計檔案六個分類。會計憑證：會計原始憑證匯總表、會計記賬憑證以及外來的原始憑證、自制原始憑證等會計憑證的匯總表。這些都是會計核算的基礎憑證，在年度終了時要按規定入檔。會計賬簿：財務會計總賬、會計明細賬、固定資產卡片以及財務會計的各種輔助賬簿等。會計報表：主要財務報表，包括月度、季度、年度等財務報表和報表附注以及審計報表等各種關于會計的報表。其他會計資料：會計檔案的保管、經濟分析報告、經濟合同等各種與會計核算緊密結合有會計價值的會計資料。電算化財務會計檔案的收集：在一定的日期內對電算化財務所有數據資料進行收集整理，并將信息備份到計算機財務系統中。管理信息系統會計檔案：包括年度會計資料的備份、系統升級前的所有財務數據備份、各種會計資料的規范化保存，且對相關重要數據進行雙備份，以防發生意外事故，引起整個事業單位財務會計檔案信息的殘缺性等各種事故的發生。

　　二、對管理事業單位檔案工作人員的要求

　　1.會計檔案管理人員有一定的計算機知識。科學、合理的會計檔案管理方法是保證會計檔案管理工作規范化的前提。檔案管理工作已從原來管理紙質財務會計檔案發展到管理電子會計檔案，但修改電子會計檔案極其容易，因此，對于財務會計檔案管理工作要嚴格執行計算機授權權限，必須嚴格執行財務會計檔案管理制度，一切都必須符合制度、達到標準。要保證會計檔案的保密性和安全性，可以對事業單位的財務會計系統建立多用戶和分限管理方法，及時備份、維修會計檔案的重要資料，防止信息的丟失和損壞。除對紙質檔案進行嚴格保管外，對電子會計信息要學會利用現代化技術進行保管，對會計資料進行分類和整理。事業單位對電子財務會計資料的保存要選擇質量良好的載體進行保存，并將其明確分類、合理管理，利用電子信息技術進行會計檔案管理可減少存儲空間，減少會計檔案管理成本，節約資源。

　　2.培養雙面人才。會計檔案管理工作是事業單位檔案管理的重要組成部分，會計檔案的內容、數量以及保密性都特別重要。要改善會計檔案的管理條件，提高會計檔案水平，確保會計檔案的安全，就必須任用專業、綜合性的人才來進行會計檔案管理工作。事業單位任用的會計檔案管理工作人員，必須具備專業的檔案管理知識，同時又要對會計知識和計算機知識有所了解，在遵守事業單位相關規定的前提下，要以充分挖掘會計檔案價值為目標，更好地為事業單位發展服務。

　　三、管理事業單位會計檔案的措施

　　管理會計檔案要將其進行分類整理并立卷，按照順序對立卷進行編號。

　　1.會計檔案管理基本要求。會計檔案按照一定的格式按年立卷，裝訂別類在檔案封面寫清楚，對于事業單位財務的輔助賬、現金登記賬等各種財務會計資料都要按照財務會計規定進行整理歸檔并填寫好裝訂封面的所有內容。

　　2.整理事業單位財務會計憑證。財務會計憑證要每月整理一次并將其收集整理分門別類地進行裝訂，裝訂要整齊、牢固并便于查找，按照類型順序排列，且統一要求裝訂成冊。

　　3.整理事業單位基本項目的財務會計檔案。當事業單位的基本建設項目竣工、交付使用時，財務會計必須等事業單位結轉所有債務和所有款項以及其他相關款項后才能對該項目的財務會計資料進行整理和立卷歸檔，對于所有已經收集整理好的會計資料要如實填寫其名稱、卷號、檔案編號等各個信息，完備會計檔案的歸檔手續，按照相關規定整理、分類、編號和擺放，以便查閱。

　　4.裝訂事業單位財務會計檔案的順序。對財務會計檔案的裝訂必須按照規定的順序進行，這樣才能保證會計檔案管理的規范化、標準化，也便于以后的查閱：裝訂會計賬薄的封面、使用賬薄啟用表、賬戶目錄、按本賬薄頁順序裝訂頁、會計裝訂封底。同時，財務會計賬薄的裝訂必須平整，不得折損;會計賬薄必須按照賬薄名稱、年度和編號進行裝訂;裝訂人對賬薄的封口處必須加蓋印章;對于賬簿要進行分類，如總賬、現金日記賬等。

　　四、理智銷毀事業單位會計檔案

　　會計檔案管理工作環節之一就是對會計檔案進行鑒定及銷毀。國家制定《會計檔案管理辦法》，要求事業單位在遵守相關規定、符合自身實際情況的條件下，制定出合適的會計檔案鑒定銷毀方案，且編制會計檔案銷毀清單。會計部門和檔案部門共同提出檔案鑒定及銷毀的書面意見，在一定的規章制度下，確定會計檔案的保管期限，判斷其價值。

　　當會計檔案的保管期滿，需要銷毀時，檔案部門和會計部門要共同對其進行鑒定，確定會計檔案可以銷毀時，必須經過事業單位領導簽字批準，且要檔案、財務、審計、保衛等各部門共同在場監銷。

　　五、配備專人對事業單位會計檔案進行管理

　　1.建立高素質的事業單位會計檔案管理隊伍。健全規范的會計檔案管理制度是保證會計檔案管理工作的基礎。會計工作者分工管理，收集事業單位所有經濟往來憑證，對會計檔案進行明確分類，如實詳細填寫會計檔案的收、借記錄，做好會計檔案管理工作。事業單位財務會計部門要任用掌握相關計算機技術和檔案管理知識的人員，改變事業單位財務隊伍專業結構單一的情況，滿足現代檔案管理的要求。對于檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓，提高檔案管理水平。事業單位要利用高科技管理會計檔案，積極開發會計檔案的管理技能，充分挖掘會計檔案價值，加強會計檔案管理力度。

　　2.聘用綜合性的人才進行會計檔案管理工作。事業單位要建立健全完善的會計檔案的立卷歸檔、保管、查閱等各個步驟的管理制度。會計檔案管理人員要穩定，可以全面負責會計檔案工作的管理。會計檔案管理人員對會計檔案的保管、借閱、鑒定、銷毀等要嚴格按照一定制度進行。事業單位對會計檔案管理人員要進行關于檔案管理和操作的技能崗前培訓，使其在掌握基本會計知識的同時也要熟悉相關的會計檔案管理知識。

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