本文摘要：全國污染源普查是重要的國情調查，目標是通過大力開展入戶調查全面掌握各類污染源在不同區域、流域的排放現狀，摸清不同行業各類污染物的排放情況。 第二次全國污染源普查自2017年9月開始至2020年10月圓滿完成，經歷了前期準備、清查建庫、入戶調查、總結表
全國污染源普查是重要的國情調查，目標是通過大力開展入戶調查全面掌握各類污染源在不同區域、流域的排放現狀，摸清不同行業各類污染物的排放情況。 第二次全國污染源普查自2017年9月開始至2020年10月圓滿完成，經歷了前期準備、清查建庫、入戶調查、總結表揚四個重要工作階段，全省各級普查機構產生了大量有重要價值的數據資料及文件材料。 此外，由于檔案收集、整理專業性強，部分縣區工作人員存在不能按檔案整理標準要求對工作產生的紙質檔案進行規范整理歸檔的情況。 基于此情況，云南省最大程度地利用現有的電子信息化手段，在第二次全國污染源普查清查系統的基礎上自主開發了第二次全國污染源普查電子檔案系統(以下簡稱“電子檔案系統”)，力求解決紙質檔案的存儲問題，實現普查成果的共享與應用。
一、電子檔案系統架構簡述
云南省第二次全國污染源普查電子檔案系統以國務院第二次全國污染源普查領導小組辦公室開發使用的第二次全國污染源普查清查系統為基礎，搭建在云南省環保專網上供全省16個州(市)、129個縣(區、市)使用，按地區及行政層級劃分使用權限。 省級可查閱下載全省各級檔案內容，市級可查閱下載轄區內檔案內容，縣級僅能查閱下載本區域內檔案內容。 為保障檔案安全性，每個普查機構僅使用一個賬號密碼。 電子檔案系統分為普查機構檔案、普查對象檔案及普查電子檔案上傳情況概覽三大部分，按檔案內容設置多個子目錄，檔案管理人員對應子目錄中不同欄目上傳已規范化整理的檔案資料。
較之繁雜的紙質檔案，電子檔案系統通過搜索精準迅速地查找需要的文件，實現文件檔案的長期保存。 而普查對象檔案這一部分實現了污染源基本信息的快速查詢及匯總，推進污染源基礎信息數據格式的標準化及代碼化，避免了不同業務部門對同一污染源的基本信息有不同的描述，為污染源電子檔案資源信息的共享與交互奠定基礎。
二、電子檔案系統存在問題
1.電子檔案系統硬件方面。 受系統后臺硬件容量的影響，普查電子檔案系統上傳的單個文件大小限制在100M以內，超過大小限制的文件無法進行上傳。 雖然文件大小限制保證了用戶上傳檔案資料的速度，但文件大小限制影響了檔案資料保存的完整性。 此外，由于全云南省在普查工作中產生的檔案數量巨大，而系統后臺硬件容量有限，經常出現無法進入系統和系統崩潰的情況，需要系統維護人員隨時準備系統修復。
2.系統功能模塊設計方面。 優秀的電子檔案系統在用戶使用時會將自動化、智能化與人性化體現在數據的采集、統計、檢索、發布和目錄打印等功能上。 用戶錄入文件照片資料時能識別多種格式，能自動生成信息準確規范的標簽、目錄，管理員能從后臺規范篩選整理數據[1]。 受軟件和瀏覽器的限制，普查電子檔案系統僅支持PDF格式的文件直接在線查看，上傳的其他格式文件(如Word格式、Excel格式、文件壓縮包)需要全部打包下載，不能滿足用戶直接查看、按需下載的使用要求。
受后臺服務器及系統搭建時的限制，管理員不能從后臺直接整理上傳的檔案資料，系統也不能直接按照檔案資料內容形成標簽和目錄，需要用戶手動輸入具體信息，自行編制目錄，文件輸出也不能按照用戶需要轉換格式。 此外，在用戶傳少或傳錯檔案資料的情況下，普查電子檔案系統不支持已上傳內容的直接增加或移動，需要全部刪除重新上傳。
3.系統欄目設置方面。 檔案系統的欄目設置不全面。 在2019年初設計普查電子檔案系統時，全云南省各級普查機構都還未開始對檔案資料進行全面梳理，電子檔案系統的子目錄設置并未涵蓋所有的檔案內容，造成上傳的檔案資料不對應欄目或檔案資料上傳不完整。 非管理員的用戶不能按照實際情況自行增刪目錄，只能在設定好的欄目下增設子目錄，導致部分州市上傳的檔案與欄目要求內容不匹配，企業基礎信息內容不全面。
4.系統用戶操作方面。 在普查工作中，大部分普查機構沒有熟悉檔案收集整理的工作人員進行專業的檔案管理，因此普查電子檔案的用戶大多為各級生態環境部門負責普查業務工作的兼職同志，在使用新搭建的檔案系統時，存在分類不清晰、上傳不完整、操作不熟練等問題。
三、電子檔案系統優化建議
基于上述存在問題，對污染源普查電子檔案系統提供以下幾個優化建議。
1.系統開發方面。 電子檔案系統在使用中呈現的大部分問題是由于前期系統建構不合理、程序編寫不準確導致的，解決這些問題需要參考其他成熟的檔案系統，做好最基礎的系統開發工作。 研發設計時要結合實際檔案內容，考慮數據應用的功能性需求，確保系統具備再開發能力和可擴展性。 開發系統要具有前瞻性，在滿足目前需求的前提下，綜合考慮到與相關軟件的同步開發，避免在后續的維護中進行二次開發。 此外，需加大對軟硬件設施的資金投入，配備性能更優的硬件設備，如存儲設備、服務器、計算機和網絡設備等，保證系統的穩定性，確保系統的正常使用及高效運行。
2.系統功能方面。 在系統功能上，電子檔案系統已經具備檔案數據上傳與管理、目錄檢索查詢、附件查看下載等功能，而軟件功能還需要滿足工作人員的不同使用需求和檔案精細化管理需求，增加檔案全文搜索、檔案利用、檔案統計、系統設置與維護、檔案信息發布和檔案數字化加工等功能模塊。 檔案管理軟件要以需求為導向，隨著環保工作職能的轉變及業務的增加，系統需要不斷地將新的應用、數據集成進來，形成新的業務流程，需深層次細化功能設計，不斷促進功能的完善和提升。 除此之外，還需考慮系統的容錯性，當軟件出現故障時，具備自我處理能力，提高系統的易用性、可維護性，進而提升檔案管理工作效率，實現檔案管理自動化。
3.管理制度方面。 在優化系統軟硬件的同時，要加強工作人員的綜合素質，尤其是檔案工作人員的信息化水平，通過學習培訓等措施提高工作人員計算機應用、自動化辦公能力及檔案收集整理素質等專業技能水平，構建污染源檔案信息共享工作制度，明確檔案產生人員、檔案管理人員及檔案使用人員的權限，確保各類檔案資料的安全與保密。
檔案管理論文：試論如何加強城建紙質檔案和電子檔案的并行管理
污染源普查檔案是各級生態環境保護部門在開展大量工作后形成的具有保存價值的不同形式和載體的歷史記錄，具有來源廣泛性、形式多樣性、數量龐大性等特點。 云南省第二次全國污染源普查電子檔案系統對這些重要的信息進行標準化和代碼化，實現污染源基本信息、治理信息及排放信息的統一管理，并在此基礎上實現全省三級生態環境部門數據的互聯互通。 為更好地提高云南省污染源檔案管理的信息化水平，實現檔案信息資源利用和共享，適應新形勢下生態環境保護工作的迫切需求，污染源普查電子檔案系統還需進一步優化及完善。
參考文獻：
[1]陳雪竹.初探電子檔案管理系統[J].科海故事博覽(科教創新)，2010(3)：128.
作者：王怡丹 孫瑋霞 李立坤
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