基于創建數字化檔案室推進檔案信息治理理念創新和綜合利用

　　摘要：本文主要介紹創建數字化檔案室的全過程。結合信息化時代檔案發展的新形勢，通過對具體創建流程的詳細描述，提出了創建數字化檔案室的重要意義，其不僅提高了檔案管理水平，全面提升了檔案管理、開發共享服務能力，還實現了檔案工作提質增效與創新發展。

　　關鍵詞：檔案管理綜合利用數字化創新

　　現代辦公和日常運轉中，主要依靠大量的紙質文件來保證工作的正常運轉，這些紙質文件在承載單位重要信息的同時也帶來了大量管理問題。一方面是日積月累形成的紙質檔案數量龐大、占據空間大、不利于存儲，而且在數以萬計的傳統檔案室中想要準確而迅速地找出所需要的檔案簡直像大海撈針，甚至無法盤點;另一方面是紙質檔案保存時間久遠容易受潮、易腐，如沒有進行異地備份，在出現災難時，難以恢復。

　　1建設數字檔案室的意義

　　在國家大力提倡無紙化辦公的前提下，各單位出現了一種經濟、環保、高效的數字化網絡辦公新模式——紙質文檔數字化。紙質文檔數字化是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質文檔進行數字化加工，將其轉化為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程，其使文檔檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。2019年，我單位完成了檔案數字化項目，全面搭建電子檔案室。

　　檔案數字化項目是把各種載體的檔案資源轉化為數字化檔案信息，以數字化形式存儲，利用計算機進行管理，形成有序結構的檔案信息庫，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足臺站對檔案利用的需要。在制定檔案數字化方案時首先要保證的是檔案原件的安全，在數字化過程中可能要對檔案進行拆卷掃描，每一步都要注意對檔案原件的保護。

　　因此，在最初確定數字化方案時，組織召開了多次檔案方案研討會，并與兄弟單位的檔案管理員溝通，借鑒兄弟臺站對不同類型電子檔案管理的好做法，在充分研判分析的基礎上選擇了檔案數字化最優方案，包括最優化的工作流程、最合理的數字化信息存儲格式。項目進展過程中，由于檔案信息的開放程度受密級限制，我單位積極與各部門溝通協商，探討電子檔案的開放范圍，進一步細化明確了歸檔流程。

　　2配備檔案信息化的標準環境

　　檔案室空間較緊湊是大多數單位統一存在的問題，隨著大數據時代的來臨，檔案數量逐年遞增，各單位檔案存儲空間告急。檔案數字化工作需要足夠大、足夠安全的工作環境，才能對檔案數字化全過程實行嚴格監督和管理，確保檔案實體與信息安全。在進行檔案數字化工作之初，現有檔案室無法滿足檔案數字化的工作環境;在進行檔案數字化的過程中，現有檔案室的空間則是無法達到信息化要求的大小。所以，選擇工作環境時要求臨近現檔案室，以避免在檔案掃描搬 運的過程中遺漏、丟失或者損壞。

　　同時，在信息化工作場地安裝攝像頭，對檔案安全措施落實情況進行監督，防止檔案實體受損、丟失，杜絕在信息化過程中出現復制、拍照等泄密事件發生。為保障加工過程中的檔案實體安全和加工現場的數據安全，在檔案信息化過程中要求不允許使用互聯網傳遞電子文件，所以要建立局域網，利用局域網組成計算機組，實現文件傳輸、軟件共享等功能。檔案信息化環境達標后，需按照檔案錄入掃描要求準備檔案信息化的掃描設備。

　　掃描時要保證檔案資料的載體安全，根據卷宗的紙張狀況與字跡清晰程度，制定適合的掃描操作方式，不得損壞檔案。對于紙張較薄或較脆容易破損的，要保護紙質檔案的安全性，應使用平板掃描或高拍儀，不可使用滾筒掃描;對于已經裝訂成冊的采用高拍儀，不得拆卷，裝訂壓角部分可以不掃描，采用高拍儀掃描圖像允許存在曝光;對于幅面較大的工程類圖紙，采用工程掃描儀或大幅面掃描儀。所以，在檔案信息化場地要配置平板掃描儀、滾筒掃描儀、高拍儀和工程掃描儀。

　　3加工現場安全管理

　　3.1人員管理在檔案信息化加工過程中，要求工作人員具有可靠性、專業性、穩定性，具有檔案整理工作的經驗，能夠熟練操作計算機并能處理較基礎的圖像，尤其要具有保密意識，嚴格遵守檔案數字化加工的紀律。在項目工作間安裝監控攝像頭，中控機房的值班人員可以觀察到信息化全過程及人員進出場地情況。建立《日常管理制度》和《工作間管理制度》，對人員進出、衛生值日等方面進行規定，創造一個良好的工作環境。

　　3.2實體檔案和電子數據的安全管理檔案信息化加工全過程要時刻注意實體檔案的安全保密工作，并在工作場地設置臨時存放檔案的保險柜，按階段將從檔案室提檔的檔案放置在保險柜內，并加鎖存儲。在完成階段性掃描后，要保證加工數據的安全儲存，所以要對項目所用的計算機USB接口全部進行封簽，不得隨意拆除封簽。針對項目過程中可能會出現的各種風險點做好應急預案，如遇突發情況，立即啟動應急預案。

　　4高效管理科學的檔案數字化

　　加工生產線搭建數字檔案室，實現檔案數字化管理，利用電子文檔管理平臺，可以方便地實現查詢、審批、利用和安全管控;實現檔案室將線下業務轉移到線上，將查看紙質檔案轉化成查看電子版檔案，實現無紙化辦公，提高檔案利用率和檔案管理員的工作效率。

　　4.1檔案提卷檔案信息化項目組按照信息化需求在檔案室提卷，提卷時核對所提檔案的數量，詳細登記卷數和頁碼，填寫檔案交接清單，以便返還時備查。檔案提卷是數字化加工路程的第一步，需要確保文檔數目無誤，文檔實體安全。

　　4.2檔案整理在掃描之前，根據文檔管理情況，對文檔進行適當整理，按照卷內目錄順序核對盒內的頁數、順序是否準確，并按照準確的順序進行調整，然后逐盒逐卷的拆卷。如果有短缺立刻上報檔案管理員，作出標識，確保檔案數字化質量。在實際操作過程中，按照每個人專研及擅長的方向，將檔案分為工程檔案、科技檔案、文書檔案、合同圖紙資料、實物檔案等類別，由牽頭人按照類別領取2~3類的檔案，下設三個組，每個組配備工作人員，由牽頭人掌握信息化進度，把握掃描質量，指導監督此類檔案的信息化全過程。

　　4.3標引著錄采用手工錄入的方式建立文檔數據庫，即同一批目錄數據，錄入人員錄入，另外的人員校對。對目錄數據庫的建庫質量進行檢查，核對著錄項目完整性、著錄內容規范性，不符合要求進行修改或重錄。

　　4.4檔案掃描掃描人員嚴格按照規范填寫《數字化流程記錄單》，記錄掃描文檔的數量、頁數等詳細信息，保證工作的延續性、可追溯性。文檔掃描是將紙質文檔轉變為電子文件的過程，導入檔案目錄之后生成計算機磁盤樹形目錄結果，并保存在掃描文檔。

　　4.5圖像處理對圖像進行處理(包括污漬、黑邊、偏斜等處理)以獲得最好的圖像質量，確保圖像視覺不歪斜、圖像數據整潔、無污點。在無特殊要求處理時，要確保圖像頁面中肉眼看不到污點。圖像保存為PDF格式，最終形成的是雙層PDF格式，這樣既可以100%保留原始版面效果，又便于建立索引數據庫，進行科學地管理。

　　4.6掃描數據檢查及驗收在掃描數據檢查時，要保證掃描得來的數據與原文件內容一致，不得出現缺角或掃描模糊、圖像或文字掃描不全的現象。每組掃描結束，掃描人員要仔細核對紙質文件與掃描后得來的電子數據的一致性，確保掃描得來的數據與原文件內容完全一致。掃描數據檢查及驗收要求規范電子檔案一致性檢查，確保掃描影像與實體對應、影像與索引數據對應的一致性。

　　4.7成品數據的內部驗收對成品數據進行一定的抽查，影像準確率需達到99%。成品數據的內部驗收要保證電子檔案的順序與實體檔案的順序一致準確，不多頁、不缺頁。

　　4.8質量檢驗由檔案負責人、具體管理人員及相關人員對信息化后的電子檔案進行再次全面檢驗。檢驗人員可現場提出查檔要求，由檔案管理人員進行操作，檢驗查詢過程、檢索過程是否快捷高效，所查到的電子檔案的清晰程度是否滿足查驗要求。在質量檢驗的過程中，如發現電子檔案查詢不到或者圖像不清晰、不符合要求的情況，統一登記，列出整改清單并退回上一流程重新處理。

　　4.9資料裝訂、歸還檔案資料裝訂完成后要立即還原并及時歸還檔案室，在歸還前要詳細檢查紙質檔案裝訂的紙張順序、頁碼是否正確，確保無丟頁、落頁、折頁的情況后再歸還。檔案管理員也要對歸還的紙質檔案進行詳細的檢查，雙方檢查無誤，在還卷交接單上簽字確認。在加工過程中要確保檔案實體的安全性，不得丟失、泄密、損壞。

　　4.10數據制作制作檔案信息化加工后的所有檔案數據的存儲硬盤和光盤。光盤復制三份，一份永久存檔，一份利用查詢，一份備份查詢。最終制成一套成品數據PDF、一套成品數據JPG、一套成品目錄、一套成品報表。

　　5檔案信息化過程中遇到的問題

　　實現紙質檔案數據化能有效保護原始檔案。目前，我單位的數字檔案室已運行一年時間，但在運行使用的過程中也逐步發現了一些問題。檔案信息化過程也是對實體檔案歸檔情況的檢查過程。在處理文書檔案信息化的過程中，發現個別紙質文書檔案歸檔期限和頁碼標注錯誤，于是按照分類大綱和歸檔期限表重新調整后再進行信息化流程;在基建檔案歸檔時，整理了很多我單位工程建設期間招投標的一些未中標單位的材料。

　　經過會議研究決定，未中標單位的投標材料不作為信息化的電子檔案材料歸檔，只作為散材料存檔備查;在實體檔案進行信息化的過程中，拍攝銅、鐵等材質獎牌、獎杯時，拍攝環境不達標影響了拍攝效果(在拍攝過程中銅、鐵材質反光嚴重)，經過多次嘗試拍攝和后期圖片處理，實物檔案的圖片像素能滿足信息化要求。進入紙質檔案掃描階段時，遇到了多本多頁膠裝檔案。此種膠裝檔案多為一些投標材料，為了不破壞原始檔案，本著膠裝檔案盡量不拆裝的原則就采用了高拍儀和平板掃描儀，這樣操作起來工作量較大，費時費力。

　　創建數字化檔案室要求檔案管理員具有較高的計算機水平，能夠熟練掌握并使用檔案管理軟件，在后續檔案不斷更新信息化的過程中，能夠繼續完成電子檔案信息的錄入。目前，現有檔案管理員盡管具有一定的計算機水平，但距離檔案信息化專業能力還有差距，還需要提高計算機相關知識。

　　6信息化檔案的開發及利用

　　我單位檔案信息化組5人利用45天的時間完成了15萬頁實體檔案的信息化全過程，并結合OA辦公自動化全面實現了無紙化辦公。從檔案室建立到現在已有一年的時間，這一年提高了檔案的查詢效率，通過網絡版的檔案管理軟件，按照各部門承擔的業務工作內容，可對檔案進行分類分級開放權限，例如，對分管基建及修繕的部門開放工程檔案，對技術辦公室、黨務辦公室、行政辦公室等開放文書類檔案，對財務器材科室開放合同資料等檔案，對各技術部門開放科技類檔案的權限，但為了電子檔案的安全性，避免在查詢過程中擅自打印存檔、另存等行為，所以暫未開放以上功能，目前僅對各部門開放相應范圍的查詢服務。

　　后續待電子檔案查詢制度、審批流程完善后，可按相應等級開放電子檔案。創建數字化檔案室推進了檔案信息治理理念創新和綜合利用，優化了數字化檔案工作機制，提升了檔案利用精準服務，做好了檔案實體和信息安全工作，提高了管理員業務能力。我單位用新思想指導新時代檔案工作，切實擔負起新時代檔案工作職責使命，奮力開創新時代檔案工作新局面。

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　　作者：王玲玲

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