本文摘要：[ 摘 要] 隨著信息技術的應用與創新，信息化成為推進時代發展的先進生產力，會計電子化也成為時代發展的必然趨勢。大力發展電子化的應用，推進會計憑證電子化體系建設，也是推動高校順應信息化時代發展的關鍵。應用會計憑證電子化的新模式，不僅提高了高校會計工作人員
[ 摘 要] 隨著信息技術的應用與創新，信息化成為推進時代發展的先進生產力，會計電子化也成為時代發展的必然趨勢。大力發展電子化的應用，推進會計憑證電子化體系建設，也是推動高校順應信息化時代發展的關鍵。應用會計憑證電子化的新模式，不僅提高了高校會計工作人員的工作效率，還提高了憑證的管理效率及流轉效率。但與此同時，在逐步實踐應用電子化的過程中，出現了使用方面的問題。通過分析，提出了解決方案以及優化會計憑證電子化管理的方向。
[ 關鍵詞] 會計憑證;電子化;流程優化
在十三五規劃中，票據的電子化被推行到國家戰略的高度。國家對會計電子檔案建設出臺了對應的政策指導：在 2020 年由財政部和國家檔案局發布的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中規定了電子會計檔案的法律效力，明確單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，在來源合法、真實的情況下，能夠使用會計核算系統準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠使電子檔案管理系統有效接收、管理、利用電子會計檔案以及其他必要條件下，會計檔案可僅以電子形式保存，且與紙質的會計憑證具同等的法律效益。
同時，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存。2020 年國家稅務總局對增值稅電子發票的推行也說明了在稅務管理方面從傳統的紙質報稅方式逐漸向電子化信息化轉換。由此可見，會計憑證電子化是會計檔案工作適應電子信息發展的需要，是生產力發展的產物，也是信息化時代發展的必然趨勢[4][6]。
一、憑證電子化管理的必要性
通過采用信息存儲和掃描等新技術，將原始憑證納入信息儲存系統中，建立電子化管理系統，實現票據電子化高效管理的建設目標。會計檔案電子化是財務管理信息化中的重要環節, 相對其他業務流程信息化快速發展的步伐,會計檔案電子化進展相對遲緩。傳統的會計憑證管理多以紙質資料為主在進行憑證查詢時需要消耗大量的時間成本和人力成本而且查閱繁瑣。紙質憑證無法實現多人同時借閱、傳閱性低且借出后無法準確及時掌握實體檔案外借后存在的安全隱患。
同時，目前原始憑證中出租車票、POS 機小票購物小票等壓感票據，時間久了會風化退色數據不清晰，過路過橋費火車票原件粘貼不當造成原始數據缺失。電子化憑證使得原始憑證已經上傳到系統中自動保存，這樣就避免了數據缺失，粘貼丟失的情況。
將原始憑證和記賬憑證都以電子化信息的形式存儲到會計檔案中，不僅能減少原始憑證整理的時間避免了丟失遺漏，考慮到了原始憑證的完整性，還能夠簡化管理歸檔的方式，加強會計憑證之間的共享流通。將原始憑證圖像化和電子化后，一是提高了財務工作效率，促進了會計檔案電子化進程，二是減少了后續查找、復印的繁瑣，減少了人力物力的投入，為審計和項目結題、中期檢查等工作提供了便捷的服務，為財務管理高效運行提供了技術保障，是先進管理制度的合理化應用。
二、會計憑證電子化工作在展開中遇到的問題
(一)電子化憑證流通的普及程度低
盡管加大了憑證電子化的宣傳力度，但電子化憑證的接受程度仍然不是很高。一方面，工作人員難以接受甚至排斥財務會計信息系統和業務數據電子化，很難積極地轉變思維，仍然局限于以往的手工業務處理方式，因而在錄入系統數據相關工作方面比較抵觸，這在一定程度上阻礙了會計信息化的實施進程，降低了工作效率;另一方面，年齡大的師生傾向于閱讀紙質版，年輕的老師可以接受電子檔案。像現在看電子書的是年輕人居多一樣，很多人還是更傾向于閱覽紙質書籍。審計查詢憑證時也傾向于紙質文檔而非電子文檔，認為紙質版清晰看著比電子版舒服，即使出臺了相應的檔案管理查詢文件，某高校上線電子檔案兩年來接受度仍不足 60%，部分老師出現以身份施壓管理人員，即使出臺了相關政策仍然查詢紙質文檔的情況，很難普及推廣實施做到真正的無接觸的無紙化線上查詢功能。
(二)電子化信息傳遞的安全性不足高校會計檔案電子化對信息安全的要求比較高，會計檔案電子化安全機制不完善[3]，需要財務人員具備較高的安全意識。很多高校的電子化檔案建設屬于起步階段，并未建立相對完善的電子檔案體系，這將會導致信息在傳遞過程中出現安全隱患。
例如，不同部門和院系的管理人員在提交審批獲得權限后可對會計檔案信息進行查閱和利用，在瀏覽查看及下載電子檔案環節設置 pdf 水印，顯示由查詢人的工號，查詢時間等信息。但由于部分老師難以接受這種方式，仍想從財務部門內部導出不含水印的電子信息，這個傳遞過程當中很容易出現安全隱患，尤其是涉及到保密項目和軍工國防項目等。這樣對會計檔案電子化安全的重視不足，相應的制度機制并未及時更新，依舊使用傳統的紙質管理模式，在探究階段沒有做到線上流程一體化在一定程度上也增加了會計檔案電子化的風險。
(三)電子化憑證掃描的滯后性差電子化憑證的方式有前置掃描和后置掃描兩種方式。使用前置掃描需要讓審核報銷會計在做帳前先把原始憑證掃描到系統里，原始憑證掃描完整后才可以做記賬憑證，目前大批量人員少的工作環境不允許使用此方式進行操作，而且財務部門相對集中，不存在多地散點式難以將憑證進行歸集的情況，所以這種方式在高校很難實現。
使用后置掃描會導致憑證上傳不及時，往往整理完所有票據排序查缺后大概兩到三個月才會過渡到掃描儀掃描上傳階段。這就會導致很多項目結題需要查詢憑證，很多時候又要查詢近三個月的，但此時所有憑證已經整理完畢等待掃描，這個時候沒有電子憑證供查詢。但是如果允許他們翻看近三個月的憑證又很容易導致憑證需要重新整理歸檔，很多時候需要有專人幫忙翻看以免丟失弄亂，無法避免的浪費了財務工作的人力物力，大大降低了工作效率。
(四)會計信息化復合型人才短缺目前，會計行業中低層人才不斷增多，而真正可以推動會計信息化發展的高尖端人才十分短缺，在市場上供不應求。會計人員中絕大部分存在專業知識技能水平低和經驗不足的問題，雖然擁有會計專業技術資格證書，但是對于財務知識掌握不牢固，對會計信息化缺乏了解，未經過系統培訓，長期從事一般的財務核算工作，無法處理復雜的信息和數據處理工作，欠缺數據維護管理能力。遇到問題時多依賴 IT 部門或軟件公司，無法及時處理會計軟件運行故障，這也同時制約了高校信息化建設步伐。電子化的大背景對高校從事財務工作的人提出了較高的要求，需要綜合能力的培養:工作人員不僅能掌握基本的財務核算能力，還需要充分提升其數據分析、電子化管理技能等綜合能力[1][2]。
三、憑證電子化的功能完善以及可以優化的方面
(一)會計信息電子化不完善雖然國家在會計電子化的工作指導中強調提倡了會計檔案電子化的建設，但在現實電子化的檔案管理中仍然存在一些問題。規范化的電子票據包含單位從外部接收的各類原始憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等電子會計憑證[5]。規范這些電子票據是電子化發展的重要組成部分。電子發票的推行在電子化推行中起到了關鍵的作用，但是除了發票的電子化之外，其他的很多票據還暫未實現電子化應用。例如銀行的付款憑證，回執單，匯款到款憑證，款項收據憑證等都還未實現電子化。
這就使得在憑證電子化歸集當中無疑增加了很多工作量，尤其是電子支付的銀行客戶回單等，一個月的業務量就達萬余張，而且各類票據的大小形狀不一，還需要重新粘貼歸集整理。各項會計憑證都隨著業務量的增多而增多，分揀歸集整理投入的龐大勞動力和時間是成倍增加。
(二)電子化憑證下的線下審批流程繁瑣雖然實現了部分電子化憑證，但是仍需要通過紙質文檔的傳遞進性線下審批。審批程序比較繁雜的情況下必須在線下進行審批和簽字，這大大降低了工作效率。通過會計原始憑證電子化建設，可以建立一個完善的審批系統，完全采用線上的審批形式，可以節約審批時間。(三)電子化憑證的保管要對電子化檔案進行合理保存和利用。
第一，高校檔案部門在接收會計電子檔案后也應按照相關的制度要求對會計電子檔案進行歸檔保存，定期地對會計電子檔案進行檢查和核對，確保利用會計電子檔案時能夠及時地找到并合理利用。第二，要嚴格把控電子檔案存放的環境，需要定期對會計檔案管理所用的數據庫內的信息進行備份，防止人為操作不當對電子檔案造成的損毀。第三，要做到數據庫服務器和備份數據庫服務器相分離，考慮安全性，做到分散風險。第四，要注意建立有效的防火墻，阻斷外部病毒和黑客對客戶端和數據庫等信息端的入侵，而造成數據丟失的安全隱患[7]。
四、結語
隨著高校電子會計檔案作用越來越明顯，電子化會計檔案查閱調閱的智能化成為解決信息化建設的重要一步，推進電子化系統的建設及應用需要循序漸進。完善建立標準規范的電子檔案管理流程，達到智能化管理還需要借助互聯網技術實現內部資源共享和外部授權權限內審批查詢的功能。目前高校電子化管理工作中實際存在的問題趨于解決，需要各單位各部門自上而下協調解決從而統一實現電子化。結合會計檔案信息化建設的新問題、新情況，有必要對高校會計電子化管理制度進行優化，進而更好地指導會計檔案電子化相關工作開展。
會計檔案論文：集團公司推行會計檔案電子化可行性的幾點思考
第一，需要高校領導給予會計檔案電子化管理足夠的支持與配合，實現線上審批流程進而實現管理的無紙化、自動化，提供更加便捷的服務。第二，高校檔案管理部門也應該配合財務部門做好會計檔案電子化相關工作，健全相應的安全機制，完善相應的制度，確保會計檔案電子化信息能合理加以利用[3]。第三，要加強校企合作，解決憑證電子化存在的問題，同時加強兄弟院校之間的交流和互動，需要借鑒其先進的經驗和管理模式，進一步完善系統建設，更好地推進會計檔案電子化管理工作，為高校發展服務。
[參考文獻]
[ 1]崔琳. 電子化背景下飼料企業財務會計與管理會計一體化研究[ J ] . 中國飼料, 2021( 15) : 103- 106.
[ 2] 馮斌, 馮婕. 醫共體模式下會計檔案電子化管理探討[ J ] . 行政事業資產與財務, 2021( 11) : 20- 21.
[ 3] 樊英. 高校會計檔案電子化管理現狀與優化策略[ J ] .辦公自動化, 2021, 26( 5) : 57- 58, 38.
作者：王雨濛
轉載請注明來自發表學術論文網：http://www.zpfmc.com/jjlw/29965.html
