本文摘要：檔案信息化指運用計算機、大數據、網絡安全等先進科技手段，對傳統載體檔案資源進行數字化處理，對電子檔案資源進行全過程管理，是以網絡信息技術為基礎，以復合型人才為依托，以檔案管理法律、法規、標準為保障的檔案工作信息化綜合體系[1]。 隨著社會科學
檔案信息化指運用計算機、大數據、網絡安全等先進科技手段，對傳統載體檔案資源進行數字化處理，對電子檔案資源進行全過程管理，是以網絡信息技術為基礎，以復合型人才為依托，以檔案管理法律、法規、標準為保障的檔案工作信息化綜合體系[1]。 隨著社會科學技術的不斷進步，信息時代已經到來，檔案工作也應順應時代發展要求，實現信息化管理。
一、發展檔案信息化是大勢所趨
1.順應信息化時代發展要求。 信息科技不斷進步，人類生活的方方面面、社會生活的不同領域都會應用到最新的信息技術手段。 就檔案工作而言，信息技術深刻地改變著信息形成、收集、組織、管控、保管、傳遞和利用的各個環節，傳統載體檔案的數字化需求越來越大，新形成的電子檔案數量也越來越多，檔案工作的內外環境發生了深刻變化。 傳統實體檔案管理工作正逐漸向電子檔案管理轉型，不斷推進檔案信息化建設，特別是明確電子檔案的地位和作用，已成為檔案工作轉型升級的必然挑戰[2]。
檔案論文范例： 高校實物檔案教育與宣傳功能的構建及實現
2.落實新修訂《檔案法》具體要求。 2020年6月，《檔案法》修訂，增加了一個章節的內容，對檔案信息化建設工作提出明確要求，明確界定了電子檔案合法要件、地位、作用、安全管理要求等事項; 對事業單位提出明確要求，要加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設; 要安全保存、有效利用檔案數字資源。 這是《檔案法》施行30余年來進行的首次修訂，有力推動檔案信息化建設工作落地實現[3]。 作為基層檔案工作人員，學習新修訂的《檔案法》原文，落實好檔案信息化建設工作要求，將成為未來一段時間開展檔案工作的重要著力點。
3.保障傳統載體檔案資料安全。 對傳統載體檔案進行數字化處理后，可以對原始檔案進行封存管理，將來再開展各項檔案管理工作，都可不再動用原始檔案，可以有效降低對傳統載體檔案的各種人為或自然損害，提高檔案保管、存放質量，保障傳統載體檔案的實體安全[4]。
4.提升檔案服務效率及服務水平。 社會發展節奏越來越快，人們的時間意識在不斷增強，對于檔案利用效率的要求也越來越高，都希望能夠迅捷、及時地完成檔案查考工作，并給出及時、準確的工作決斷。 檔案信息化會極大縮短檔案形成周期，方便利用者查閱檔案，同時大大節約檔案管理者整理檔案的時間、精力，從而更有效地提升檔案服務能力及服務水平。
二、我單位檔案信息化工作現狀及存在問題分析
1.理解檔案信息化建設重要性，但尚未制定工作發展規劃。 我單位領導班子成員都比較年輕，理解并接受新鮮事物能力很強，因為單位一直重視檔案管理，近幾年已經認識到檔案信息化建設的重要。 要求檔案工作人員注重對日常形成電子檔案的保存、管理，還要在力所能及范圍內加強對傳統載體檔案的數字化處理。 但檔案信息化是一項復雜工程，不是一個人或一個部門能夠做好的，推進檔案信息化建設需要綜合考慮單位人力、物力、財力配備及單位整體發展規劃等多方面因素。 目前，單位尚未制定檔案信息化工作發展規劃，不能有效調動各方資源參與到檔案信息化工作中來。
2.能夠很好完成傳統檔案管理工作，但檔案信息化經驗不足。 單位現有成熟的檔案管理經驗主要來自于對傳統檔案的管理，對檔案信息化工作接觸不多，研究也不夠深入。 目前只是做到了對電子檔案妥善保管，分階段對傳統載體檔案進行數字化處理，尚未制定檔案信息化相關工作制度、工作標準，沒有配備檔案信息化管理設備設施，檔案管理系統與單位自動化辦公系統及門戶網站等也沒有實現互聯互通。
3.檔案員多為兼職，專職檔案員數量不足。 單位除在辦公室設有專職檔案管理崗位，其他科室檔案工作均由兼職人員完成，兼職檔案員僅能掌握基本的檔案收集、歸檔要求，對檔案信息化工作缺乏必要的知識及技能儲備。 我單位有十余個部門會在日常工作中形成文書檔案，且種類繁多、電子化程度不同，增加了后續對檔案進行集中歸類、處置、管理的難度。
4.教育教學經費需求量大，檔案信息化缺少持續充裕資金支持。 我單位不是傳統意義上的機關所屬事業單位，而是一所綜合性教育實體，既要配合行業主管部門完成行業培訓、社會服務等教育職責，也要完成數千名在校生的全日制職業學歷教育。 日常工作中，財政經費首要保障教育教學工作開展，而檔案信息化建設需要在軟硬件設施、人員配備方面支出較多費用，經費方面存在一定缺口。
三、落實新修訂《檔案法》要求，做好檔案信息化工作
新修訂的《檔案法》專門用1個章節521個字對檔案信息化建設工作提出要求。 落實新修訂《檔案法》要求，可以從以下幾方面著手做好檔案信息化工作。
1.加強宣傳引導，將檔案信息化納入單位信息化發展規劃。 一是除了讓班子成員認可檔案信息化工作的重要，還要爭取單位中層干部及各科室檔案兼職管理人員認可、支持檔案信息化工作，積極爭取將檔案信息化工作列入單位發展十四五規劃信息化發展部分，制定適合本單位發展節奏的檔案信息化工作規劃，明確總體建設目標、基本內容、組織體制、人員配備、資金投入、實施階段等檔案信息化工作具體內容。 二是要積極推進單位檔案信息化管理系統搭建，早日實現與單位辦公自動化系統、校園內外網系統等單位自有網絡系統的有效對接，做到自有系統內增量電子檔案直接歸檔。
2.打好檔案信息化工作基礎，逐步提高檔案信息化水平。 一是要統一工作標準。 在充分學習檔案相關法律法規規定，了解國內外檔案信息化技術發展形勢的基礎上，制定檔案數據存儲規范及技術標準，實現電子檔案管理規范化。 二是根據工作需要，有計劃、有步驟地對單位存量傳統載體檔案進行數字化加工，生成符合標準的數字化檔案，提高傳統載體檔案使用效率，提高單位檔案服務水平。 三是不斷完善檔案室信息化設備設施，對檔案室辦公及作業區域進行合理布局，優化辦公條件，更好地推進檔案信息化工作落地實施。
3.建立檔案信息安全保障體系，保障數字化檔案資源安全。 一是要保障檔案源頭把控、歸檔數據處理、電子檔案存儲備份、數字化檔案查閱分享等檔案信息化工作全過程涉及的設備、設施及存儲環境等符合檔案安全管理要求。 二是對檔案工作人員及檔案利用人員進行法制、安全、保密、安全設備應用等培訓，確保不會出現人為因素造成的檔案信息失密、泄密事件。
4.加強檔案人才隊伍建設，培養復合型、高素養的檔案工作人員。 檔案工作專業性強，檔案信息化工作對工作人員的綜合素養要求更高。 一是單位應制定合理的學習、培訓計劃，針對檔案工作人員開展持續的繼續教育，加強檔案業務人員業務能力培訓，幫助檔案人員掌握最新的檔案信息化、計算機應用及信息安全等知識[4]。
二是針對單位業務部門多，檔案類別差距大，且均由兼職人員負責檔案收集、整理的情況，建議增加專職檔案員與專兼職檔案員溝通交流的機會，可以擇機安排專職檔案員到業務部門掛職鍛煉，熟悉業務部門檔案生成機制，以便后續設計建立單位檔案信息化系統時更加有的放矢。
綜上，檔案信息化已經成為檔案工作的一種發展趨勢，檔案信息化建設勢在必行。 但我們也要清醒地認識到，實現檔案信息化建設任重道遠，檔案信息化建設的實現并不會一蹴而就，必須結合單位實際，合理應用先進技術，有序推進工作開展，提高檔案管理工作成效，使檔案更好地服務于單位管理工作，促進單位管理水平不斷提升[5]。
參考文獻
[1]徐華，張敏，王順.檔案信息化建設實驗教程[M].北京：北京師范大學出版社，2017：8-10.
[2]陸國強.為新時代檔案事業高質量發展提供堅強法治保障[N].人民日報，2020-06-24(10).
[3]張楊欣.新修訂的《中華人民共和國檔案法》解讀[N].中國檔案報，2020-07-02(1).
[4]楊冬權.在全國數字檔案館(室)建設推進會上的講話[N].中國檔案報，2013-10-18(1).
[5]邸攀峰.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策[J].辦公室業務，2019(22)：64-65.
作者：楊 洋
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