本文摘要：退管檔案是指退休人員人事檔案。 隨著時代的進步，人事檔案服務應用也向數字化、信息化邁進。 2019年10月《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》的下發[1]，預示著退管檔案社會化移交工作已經開啟。 可對于年代跨度大、材料構成
“退管檔案”是指“退休人員人事檔案”。 隨著時代的進步，人事檔案服務應用也向數字化、信息化邁進。 2019年10月《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》的下發[1]，預示著“退管檔案”社會化移交工作已經開啟。 可對于年代跨度大、材料構成復雜且管理標準不一的退管檔案來講，既是一項挑戰又是一項艱巨的任務。 于是，本文對退管檔案社會化移交的前提條件進行了研究。
一、油田企業退管檔案社會化移交面臨的困難
油田企業退休員工人事檔案一直以來由所在單位管理，檔案數量龐大、人員構成復雜、跨年代跨地區管理標準參差不齊。 社會化移交的開展將面臨以下難題。
1.“退管檔案”情況各異，核準數據難度大。 隨著油田企業的發展，企業隊伍中的員工也陸續出現離崗經商、病退內養、買斷內退等脫離企業的人員。 個別人事檔案未能及時“隨人走”，存在“有人無檔、有檔無人”和“一人多檔”的情況。 個別存在各地區查無此人的“無頭檔”和“人事代理”的檔案。 而管檔人員的變換，也造成檔案材料收繳不齊、轉遞不及時、檔案案卷丟失的情況，影響信息的準確度。
2.“退管檔案”年代久遠，審核分類難度大。 退休員工檔案形成時間從20世紀40、50年代到70、80年代時間跨度大，歷經國家改革、檔案材料格式、存檔材料類別不斷變化。 檔案里存在相同材料不同版本、相同經歷不同類別和相同事件不同材料的情況。 而國有企業招工進企、院校畢業的學生、軍轉干部、接班頂崗的家屬等等人員構成復雜。 存檔材料存在類別多、樣式多、不應歸檔的材料多的“三多”情況，這給檔案規范化整理過程中材料的鑒定分類帶來一定困難。
3.“退管檔案”材料質量參差不齊、數字化難度大。 因年代久遠，存在檔案材料紙張不同、裝訂方式多樣、大小不統一的情況。 檔案里目錄疊著目錄、材料存放前后顛倒、分類不清。 而檔案中有繩帶、縫紉機線和打孔裝訂的情況，刻意粘貼成冊和訂書釘裝訂的材料仍然存在。 有些早期形成的檔案材料紙張泛黃、輕薄易碎、多孔多層，個別檔案有插頁、粘貼附頁、附欄的情況，檔案狀況復雜，給數字化工作增加難度。
二、油田企業退管檔案社會化移交工作實施中注意把控的幾個環節
社會化移交的前提是檔案規范標準、數字化清晰準確，而退管檔案的規范化整理和數字化工作的開展，要符合遼寧省退管檔案的移交標準，必須注意把控這幾道關口。
1.校準信息，確保數據清晰準確。 退管檔案中存在“人檔不對賬”“案卷不清晰”“人員重名”“一名多字”等情況。 因此，必須統一姓名、核準退休時間、規范流水編號，確保“人檔統一”。 針對管轄區域廣、人員構成復雜、數量大的實際，可以采取“代碼”管理的方式，給轄區內所有退休員工每人一個自編碼。 按照管理區域特點，將企業二級單位分成ABCDE五個片區。 組織人事部門、社會保險部門、離退休管理部門三大體系相互配合，通過“以檔查人”和“按人找檔”相結合的方式，逐個落實檔案的去向、精準人員定位、校準基本信息，最終形成一份清晰準確的退休員工人事檔案名冊。
2.控制環節，確保案卷安全。 檔案案卷清點出庫、分組下發、中途管理、歸還臺賬，各個環節都由專人管理，出入形成“閉環”交接。 建立《檔案出入庫登記臺賬》《檔案分類標準》《不歸檔材料記錄》和《檔案盒銷毀臺賬》等等記錄。 做到檔案出入庫必有登記、分發個人必有借還，同時“日日有清查、周周有盤庫”，檔案回收入保密柜，帶鎖帶監控，全程專人護送、專人負責，全力保障退管檔案資料的安全不丟失、不泄露、不走樣。
3.明細責任，確保規范化符合標準。 退休員工檔案數量多、工作量大，應明晰責任和權力范圍。 成立工作小組，采取“七人組”和“方陣法”的方式進行。 “七人組”每組七人，分別設裱糊分類、目錄錄入、校對裝訂、檔案掃描、修剪裁圖、重命名、審核上交七個崗位。 組長詳細掌握每一本檔案的轉遞過程、材料流轉去向和工作進度，對不合格檔案倒查責任人，整改落實。 這種方式明晰崗位職責，團隊合作完成。 而“方陣法”則是將以上七個崗位分為七個方陣，每個方陣人數可根據工作進度隨時調整，工作進度好把握，便于推進整體速度。
4.強化安全要求，確保案卷信息不流失。 參加退管檔案整理的人員、場地、設備必須符合安全要求。 對人員進行安全教育，操作期間禁止帶入手機、禁止外傳信息，并對人員的三代親屬進行排查，避免整理各自親屬檔案; 設備禁止上網，個人信息不得通過公共互聯網傳遞[2]，資料傳輸使用專用“優盤”; 場地需安裝攝像頭，確保360度無死角監控，檔案庫房、整理室，設置出入門禁，禁止外人隨意進入，防止人為破壞、擅自撕毀撤出材料等違規行為的發生。
5.注重方法，確保數字化工作效率。 面對“退管檔案”目錄信息龐大、掃描圖片和后期加工難度大的現狀，不斷摸索工作規律，總結缺陷和不足。 為避免出現錯誤信息，工作人員挖掘辦公軟件功能，生成《目錄檢索校對工具》，采用圖像批量處理軟件和圖片重命名辦法，提高操作速度。 同時在人員分配上，采取單獨掃描、專人修圖，提升掃描速度，減少設備投入，提高工作效率。
三、退管檔案社會化移交工作的建議
油田企業退管檔案社會化移交工作的開展，既要符合年代特點，又要進行規范整理，符合數字化工作的需要，這給檔案規范化整理提出了更高的要求。
1.退管檔案是記載國有企業歷史發展進程和個人成長歷史的案卷，既有歷史遺留問題，也有不同時代特點，所以為保留好歷史遺跡，建議盡量保留檔案原貌，不能隨便銷毀和撤出材料。
2.整理人員優選有責任心、有耐心、有人事檔案整理經驗的業務人員，并且必須經過“三個培訓”，即檔案規范整理、數字化工作和安全保密教育培訓。 明確各自崗位職責，劃清責任范圍，清晰掌握檔案整理標準和安全保密內容，讓整理人員思想、行為上形成安全保密的意識。
3.謹慎處理舊檔案盒和目錄材料。 檔案案卷整理后的所有廢舊目錄、重復材料和廢舊檔案盒要集中回收，在逐個翻查后才能集中銷毀處理，防止因個人誤操作而造成檔案材料丟失。
4.對退管檔案的所有數字化信息進行集中管理，注意防范網絡風險，儲存設備設置安全密碼，避免人事檔案信息的遺失。
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總之，油田企業退休職工人事檔案管理社會化移交工作中，應當尊重歷史、尊重材料本身，利用在退管檔案規范化整理和數字化工作中總結出來的經驗，反查在職檔案案卷管理的缺點和不足，進一步提高在職人員的人事檔案管理水平，為以后規范化整理和數字化工作打好基礎。
參考文獻：
[1]葛仁軍，袁曉智.《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》解讀[J].蘭臺世界,2020(5).
[2]武鵬飛.社會化管理企業退休人員人事檔案工作的實踐和思考[J].基層建設，2018(22).
作者：孫海靜
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