新形勢下農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理思考以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植保土肥研究所為例

　　摘 要：提高農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理水平，有利于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新。文章以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植保土肥研究所為例，闡述了科研檔案的管理現(xiàn)狀、取得的成效，剖析了存在的不足，提出了加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、提高科研人員檔案意識(shí)、加快信息化建設(shè)、加強(qiáng)科研檔案開發(fā)利用等推動(dòng)科研檔案高效管理的建議，以期為新形勢下農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案的高質(zhì)量發(fā)展提供借鑒。

　　關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所;科研檔案;管理現(xiàn)狀;信息化建設(shè)

　　隨著我國科技體制改革步伐的不斷加快，《深化科技體制改革實(shí)施方案》《關(guān)于深化中央財(cái)政科技計(jì)劃(專項(xiàng)、基金等)管理改革的方案》《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》等一系列科技政策相繼發(fā)布實(shí)施，對科學(xué)數(shù)據(jù) 、科 研 檔 案 的 管 理 利 用 提 出 了 更 高 的 新 要 求 。2020 年 6 月，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》;2020年 9 月，國家檔案局、科技部聯(lián)合發(fā)布第 15 號(hào)令，公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，進(jìn)一步規(guī)范了科研檔案工作。科研檔案是科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的記錄，是科研成果的重要組成部分[1]，對后續(xù)科研工作的開展具有重要的促進(jìn)作用。

　　隨著我國科技創(chuàng)新不斷加速，科研檔案數(shù)量激增，檔案內(nèi)容越來越豐富，科研檔案工作也面臨著更復(fù)雜的環(huán)境和更高的要求，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，既能提高科研管理的效率，也能反映農(nóng)業(yè)科研院所的學(xué)術(shù)水平，對提升我國農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展水平具有重要的意義[1-2]。

　　1 湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植保土肥研究所概況

　　湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植保土肥研究所(以下簡稱“植保土肥所”)于 2001 年 2 月由原植物保護(hù)研究所和土壤肥料研究所合并而成，其前身可追溯至 1958年，發(fā)展歷史長、檔案資料存量大。植保土肥所現(xiàn)有正式職工 77 人，下設(shè) 8 個(gè)研究室及 4 個(gè)管理部門，有省部級(jí)及以上科研平臺(tái) 13 個(gè)。主要圍繞植物保護(hù)、土壤肥料兩大學(xué)科，立足農(nóng)作物重大病蟲草害綠色防控、轉(zhuǎn)基因生物安全評價(jià)、農(nóng)業(yè)廢棄物資源化利用、農(nóng)業(yè)環(huán)境治理等領(lǐng)域開展農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新、科技服務(wù)及示范推廣工作。“十一五”以來，共承擔(dān)各級(jí)各類科研項(xiàng)目 725 項(xiàng)，獲省部級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì) 37 項(xiàng)，獲得授權(quán)專利 57 項(xiàng)，制定地方標(biāo)準(zhǔn) 30 項(xiàng)，發(fā)表論文 923篇，科技創(chuàng)新水平和服務(wù)產(chǎn)業(yè)能力得到不斷提高，隨之產(chǎn)生的科研檔案資料也日益增加。近年來，植保土肥所著力加強(qiáng)全所檔案工作管理體系、硬件條件、信息化、安全體系、服務(wù)能力等方面的建設(shè)，使檔案工作日趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平得到逐步提高。

　　2 植保土肥所科研檔案管理現(xiàn)狀

　　2.1 管理體系建設(shè)

　　成立了植保土肥所檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作列入了領(lǐng)導(dǎo)議事日程，確定了檔案工作分管所領(lǐng)導(dǎo)。建立了以機(jī)關(guān)綜合檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行全所檔案集中統(tǒng)一管理，由 1 名在編辦公室工作人員任專職檔案員，此外還在各科室、團(tuán)隊(duì)設(shè)置 1 名兼職檔案員。根據(jù)科研檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的主體是科研人員的特點(diǎn)，植保土肥所與各團(tuán)隊(duì)/課題組簽訂了檔案工作年度目標(biāo)管理責(zé)任書，明確了全所各科室、團(tuán)隊(duì)的職責(zé)與工作內(nèi)容，將檔案管理納入職工年度績效考核范圍。

　　2.2 規(guī)章制度建設(shè)

　　制定了植保土肥所檔案工作管理規(guī)定及檔案移交接收、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔、安全保管、保密、查閱利用、鑒定與銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制、庫房管理等 10 余項(xiàng)制度，通過建立健全工作職責(zé)和檔案管理制度，把檔案管理工作推上了規(guī)范化管理的軌道。同時(shí)，通過對廣大干部職工的宣傳教育，干部職工的檔案意識(shí)和自覺遵守檔案管理工作制度的自覺性顯著增強(qiáng)。

　　2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　2017 年，植保土肥所著手改建了綜合檔案室，總面積達(dá) 161 m2，其中，庫房 85 m2，辦公室及閱檔室 26 m2，實(shí)物檔案陳列室 50 m2。庫房建有 5×16 列共 80 組密集架，2×4 列共 8 組實(shí)物檔案專柜，可滿足今后 10 余年檔案保管的需要，并配備符合要求且能正常使用的消防報(bào)警、安全監(jiān)控系統(tǒng)、滅火器材、鐵門、鐵窗、防紫外線和防有害生物設(shè)施、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等安保設(shè)施;配有檔案工作專用計(jì)算機(jī)(含刻錄)、掃描儀(含復(fù)印)、防磁柜、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，極大改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用奠定了良好的硬件基礎(chǔ)。

　　2.4 信息化建設(shè)

　　為了適應(yīng)新形勢、新常態(tài)下現(xiàn)代化檔案管理的需要，在進(jìn)行日常檔案規(guī)范整理的基礎(chǔ)上，植保土肥所同步推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)，購買了網(wǎng)絡(luò)版的世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)，具備了電子文件檢索查詢、安全存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等基本管理功能，文書檔案實(shí)現(xiàn)電子文檔、掃描件、紙質(zhì)原件三重管理，各類檔案的電子目錄及時(shí)入庫，所有電子數(shù)據(jù)進(jìn)行了雙質(zhì)備份，扎實(shí)推進(jìn)了傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作轉(zhuǎn)變。

　　2.5 安全防護(hù)措施

　　植保土肥所多管齊下確保檔案安全。一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密管理制度。對涉密的文件資料，按照保密規(guī)定做好收發(fā)、分放、整理、歸檔等工作，確保做到不泄密;對借閱、復(fù)印的文件嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，及時(shí)收回檔案室;對擬銷毀的資料定期進(jìn)行定點(diǎn)存放，嚴(yán)格辦理銷毀手續(xù)，并到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。二是加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的管理，檔案管理系統(tǒng)與公共網(wǎng)絡(luò)、辦公網(wǎng)絡(luò)實(shí)行隔離，電子文件、目錄與紙質(zhì)文件同時(shí)保存、歸檔，雙套備份。三是加強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全建設(shè)。網(wǎng)上查詢利用時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)密碼確認(rèn)和系統(tǒng)密碼確認(rèn)“雙保險(xiǎn)”，確保檔案信息在傳輸和利用過程中的安全;檔案信息系統(tǒng)計(jì)算機(jī)定期維護(hù)，并配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，外來移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁隨意接入檔案系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)。四是加強(qiáng)了檔案工作場所的安全檢查，特別是對庫房各項(xiàng)硬件設(shè)施全面進(jìn)行年檢。

　　2.6 檔案工作目標(biāo)管理情況

　　植保土肥所按照湖北省檔案工作管理要求對庫存檔案重新進(jìn)行了整理、編目、裝盒，各類檔案管理趨于完善，現(xiàn)存有文書檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、專業(yè)檔案等 7 類檔案，該所于 2017 年成為檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)達(dá)標(biāo)單位。科研檔案是科研院所檔案的主體，植保土肥所檔案庫房目前共保存自 1950 年以來的科研檔案 1 326 卷、科研業(yè)務(wù)相關(guān)聲像檔案 711 張、獲獎(jiǎng)證書等實(shí)物檔案 308 件，真實(shí)記錄和反映了該所歷年來承擔(dān)的重要科研項(xiàng)目及取得的重大成果。

　　3 農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理存在的不足

　　近年來，隨著農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的不斷加強(qiáng)，科研院所對科研檔案的重視程度日益提高，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不斷加強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度逐步完善，科研檔案管理水平得到了顯著提升[1]，但仍需清醒地認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前科研檔案的管理仍然存在種種影響其實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化的問題。

　　3.1 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高 雖然很多科研院所都設(shè)置了專職檔案員，但很多檔案員存在缺乏檔案專業(yè)背景、年齡偏大、未接受專業(yè)培訓(xùn)等問題。同時(shí)，因?qū)Ｂ殭n案員人手有限，很多工作還需各科研團(tuán)隊(duì)、科室的兼職檔案員配合完成，而兼職檔案員工作重心無法放在檔案上，加之缺乏專業(yè)知識(shí)且工作流動(dòng)性大，對檔案管理要求理解不到位，很難保質(zhì)保量完成檔案收集整理工作。即便建立了檔案管理人員隊(duì)伍，但因業(yè)務(wù)水平參差不齊，也難以實(shí)現(xiàn)檔案高效管理，尤其是隨著檔案法律法規(guī)的更新及對檔案工作要求的不斷提高，檔案管理員業(yè)務(wù)能力欠缺的問題日益凸顯，急需提高其專業(yè)水平，豐富其現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，提升其檔案工作能力[2-4]。

　　3.2 科研人員檔案意識(shí)還有待提高 科研檔案有一定的特殊性，其產(chǎn)生、形成的主體是科研人員，加上有些科研項(xiàng)目的實(shí)施周期很長且科研過程又存在時(shí)常變更調(diào)整的現(xiàn)象，故要確保檔案的完整性和真實(shí)性，就必須得到科研人員的大力支持。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前仍存在部分科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，不能及時(shí)有意識(shí)地收集、保存好科研原始檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分寶貴材料缺失且后期很難補(bǔ)充完善。此外，個(gè)別科研人員認(rèn)為重要的文件材料放在自己手里更方便，或以保密和其他理由為借口，不肯及時(shí)將具有保存價(jià)值的材料交給檔案管理部門，致使部分科研檔案不夠規(guī)范完整、質(zhì)量較差，最終影響檔案后期的利用[5-6]。

　　3.3 科研檔案信息化管理不足

　　當(dāng)前，大多數(shù)科研院所的科研檔案還是以紙質(zhì)檔案為主，已開展的數(shù)字化工作只是簡單地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，信息化管理還處于初步探索階段[7-8]。究其原因：一是缺乏實(shí)用性強(qiáng)、易操作且安全可靠的信息化管理系統(tǒng);二是很多單位在人員配備、設(shè)施設(shè)備上還無法滿足檔案數(shù)字化和電子檔案的規(guī)范化管理要求;三是作為重要憑證時(shí)，電子檔案的真實(shí)性和客觀性往往受到質(zhì)疑[7]。

　　3.4 科研檔案開發(fā)利用不夠

　　當(dāng)前，大部分單位的科研檔案依然處于傳統(tǒng)的收藏管理、淺層次、小范圍的查閱使用層面，缺乏對檔案的編研利用和深層次挖掘[9]。究其原因：一是在觀念上還存在“重保管，輕利用”“重保密，輕共享”的現(xiàn)象，缺乏對科研檔案資源的挖掘意識(shí)[9-10];二是受檔案現(xiàn)代化管理水平還不高、共享意識(shí)還不強(qiáng)、檔案借閱程序較煩瑣等因素影響，檔案的使用率明顯降低。

　　4 推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案高效管理的建議

　　為貫徹落實(shí)好新時(shí)期黨和國家對檔案工作提出的新任務(wù)、新要求，各單位應(yīng)著力轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從人力、物力、財(cái)力等方面多管齊下，收集好、保管好、利用好科研檔案，推動(dòng)科研檔案管理水平躍上新臺(tái)階，更好地服務(wù)科技創(chuàng)新工作大局。

　　4.1 加強(qiáng)科研檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

　　建立一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理的科研檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理及有效利用的根本[1]。新時(shí)期對檔案管理人員提出了新的要求，既要懂檔案管理知識(shí)，又需懂信息技術(shù);既要具備規(guī)范整理和妥善保管檔案的能力，又要具備一定的編研能力[1];同時(shí)，還應(yīng)了解農(nóng)業(yè)科研基本規(guī)律及檔案特點(diǎn)[6]。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人才的培養(yǎng)，將檔案管理納入單位重點(diǎn)工作。二是要有計(jì)劃、長期性地組織開展檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流并鼓勵(lì)引導(dǎo)其積極主動(dòng)地進(jìn)行自學(xué)，及時(shí)學(xué)習(xí)掌握最新檔案法律法規(guī)及相關(guān)要求，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三是檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與科研人員的交流合作[4，6]，積極主動(dòng)地參與科研項(xiàng)目全過程，了解科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、報(bào)獎(jiǎng)等流程，熟知科研工作關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對過程中可能產(chǎn)生的檔案資料做到心中有數(shù)。

　　4.2 提高科研人員檔案意識(shí)

　　科研人員是科研檔案的產(chǎn)生者和直接責(zé)任人，科研人員的檔案意識(shí)很大程度上決定著科研檔案的質(zhì)量和規(guī)范程度，故提高科研人員的檔案意識(shí)顯得尤為重要。一方面，通過加大檔案法律法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)科研人員尤其是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識(shí)，使其意識(shí)到檔案工作的重要性和必要性[5，11]。同時(shí)，開展檔案收集歸檔的知識(shí)培訓(xùn)，使科研人員掌握一定的檔案管理要素，知道歸檔范圍并養(yǎng)成在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)歸檔的習(xí)慣。另一方面，根據(jù)單位實(shí)際，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，明確科研人員在檔案管理工作中的職責(zé)，將檔案收集歸檔工作納入科研人員年度績效考核范圍，并與評優(yōu)、優(yōu)先、職稱評聘等掛鉤[2]，通過適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲施壓來提高檔案工作質(zhì)量。

　　4.3 加快科研檔案信息化建設(shè)

　　加快推動(dòng)科研檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享，不但能提高檔案使用效率，而且能促進(jìn)檔案深度開發(fā)利用，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢[12]。一是科研院所應(yīng)根據(jù)國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)要求，制定適合本單位的電子檔案管理實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范化管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全且符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。二是加大檔案信息化建設(shè)的人員投入力度和多渠道爭取資金投入力度，配備既懂檔案管理知識(shí)又具有信息技術(shù)基礎(chǔ)的檔案管理人員，配齊應(yīng)有的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、存儲(chǔ)載體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等設(shè)施設(shè)備[13-14]。三是建立健全電子檔案管理信息系統(tǒng)，自主開發(fā)或采購安全可靠、功能齊全、操作便捷的信息系統(tǒng)，充分做好安全防控措施，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全，嚴(yán)防系統(tǒng)被病毒攻擊，確保電子檔案不被篡改、不流失、不泄密等。同時(shí)，信息系統(tǒng)應(yīng)以用戶需求為核心，符合農(nóng)業(yè)科研院所特點(diǎn)，具有采集、審核、分類管理、檢索、讀取、共享、數(shù)據(jù)分析、長期保存等功能[14]，能為后期檔案的深入挖掘利用提供服務(wù)。

　　4.4 加強(qiáng)科研檔案的開發(fā)利用

　　科學(xué)合理管理科研檔案的目的是為了更好地發(fā)揮其服務(wù)科研工作的作用，實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值。首先，檔案管理人員應(yīng)充分熟悉掌握所管轄檔案的基本信息，了解科研人員的需求，能熟練、熱情、及時(shí)、精準(zhǔn)地為科研人員或決策者提供檔案信息，提高科研人員對檔案的認(rèn)可度，從而使科研人員愿意使用檔案和及時(shí)移交工作中產(chǎn)生的檔案，形成良性循環(huán)。其次，大力加強(qiáng)對科研檔案的編研工作，除定期編制科研院所志、成果匯編、大事記等外，更應(yīng)緊緊圍繞當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新及產(chǎn)業(yè)發(fā)展關(guān)鍵問題和熱點(diǎn)開展檔案資料編研，為科研工作提供更多具有參考性、決策性的匯編材料[13]。最后，加強(qiáng)對科研檔案的宣傳報(bào)道，通過舉辦精品檔案展覽、優(yōu)秀科技工作者人物風(fēng)采展、建立單位陳列室、發(fā)放檔案宣傳資料、開展知識(shí)講座等形式開展多樣化的宣傳，并充分利用新媒體平臺(tái)在傳播宣傳上的優(yōu)勢，探索開展更直接、更便捷、更公開的檔案宣傳，不斷提高科研人員及公眾對科研檔案的認(rèn)知度，從而提高科研檔案的普及率和共享率。

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　　選自期刊《農(nóng)業(yè)科技管理》第 41 卷 第 3 期

　　作者信息：劉友梅 1 張光陽 1 楊立軍 1 柯 偉 1 蔡彥虹 2(1. 湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植保土肥研究所 武漢 430064;2. 農(nóng)業(yè)農(nóng)村部科技發(fā)展中心 北京 100122)

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