本文摘要：[摘要] 隨著信息化技術的普及，對未來檔案管理建設提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢，但因為網絡的動態性、開放性、可加工性，安全問題凸顯，因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性，使其在檔案管理信息化建設過程中發揮
[摘要] 隨著信息化技術的普及，對未來檔案管理建設提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢，但因為網絡的動態性、開放性、可加工性，安全問題凸顯，因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性，使其在檔案管理信息化建設過程中發揮更積極的作用。立足于現實分析高校檔案管理信息化的重要性、存在的安全隱患以及針對安全隱患做出一定的對策分析。
[關鍵詞] 高校檔案;信息化;管理;安全
檔案管理的信息化可以迅速提升檔案管理的工作效率及質量。但是由于網絡環境的開放性、動態性、匿名性、共享性、可加工性等特點，網絡環境下的信息管理容易出現各種安全問題，如信息被泄露、假冒、篡改等。所以，做好網絡環境下檔案信息管理的安全工作是開展高校檔案信息化的基礎。
一、高校檔案管理信息化的必要性
高校檔案再現了高校各個歷史階段的發展情況，從中也反映出高校自身的文化，是了解高校的第一手資料，更成為一種社會重要資源，其信息量非常大。目前各高校的檔案還是以紙質為主，紙質實物檔案歸檔管理工作量比較大，特別是提供利用時查詢較慢。隨著現代信息化技術的廣泛應用，檔案信息管理的電子化、網絡化成為必然趨勢，電子化的檔案可以很好地解決檔案存放空間問題，充分發揮現代化的信息查詢手段，提高檔案信息的查找率，為后人提供先進、高效、實用的信息。因此，高校檔案信息化管理具有重要作用，直接涉及高校未來的發展。
目前高校檔案管理主要有兩種方式：一是以傳統人工操作方式為主、信息管理為輔的管理方法，首先建立檔案數據庫，利用計算機等軟件索引檔案目錄，當需要查找調閱某檔案時，管理員通過計算機檢索，快速查找出該檔案具體存放的位置、檔案使用情況或檔案當前使用狀態等信息。這種管理手段的優點是投入成本相對較低，使用比較方便;缺點是一旦信息索引目錄被破壞或者停電，會導致不能正常工作，而且不能提供遠程服務。二是以網絡信息化管理手段為主的檔案信息共享系統，人工操作為輔的管理方法。即檔案在建檔時，管理人員就應當把檔案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲、編輯、查詢和利用的全過程進行信息化處理，并全部保存在檔案管理中心總服務器中，根據管理人員工作需要，劃分好各部門人員的權限屬性，并劃定檔案保管密級，一旦產生查詢、調閱等請求時，不需要檔案管理人員協助，借閱人可直接在系統中把請求信息通過網絡傳送到學校檔案管理的數據庫服務器中，服務器自動根據借閱人的權限和檔案保密級別等做出判斷，從而完成網絡化自動查詢借閱。這種方式的最大優點是快捷方便，可以24小時滿足有需求的人員的近程遠程查詢、調閱。這種方法的優勢顯而易見，極大地提高了對檔案保管、傳輸、統計、利用的方式和水平，缺點主要是檔案網絡化系統投入及維護資金大，信息化操作的工作量龐大，且要求有高素質的檔案管理人員，不可否認的是檔案網絡信息化管理存在的安全隱患。
二、高校檔案管理信息化存在的安全隱患
(一)網絡環境缺乏安全性 一般情況下，信息化檔案管理系統登錄使用用戶名和密碼，一旦用戶名和密碼發生泄密，非系統使用或管理人員進入系統中就有可能篡改或損毀原始檔案資料。還有一種可能是，黑客入侵或病毒入侵，從而導致檔案信息內容面臨損壞、丟失等無法挽回的后果，并由此帶來經濟損失甚至法律糾紛，這是網絡安全影響檔案信息安全的重要方面，所以業界不少學者也提出對檔案信息化中的保密性方面的擔憂，以及檔案信息的網絡發布也成為新的趨勢，但是檔案信息網絡發布與公民隱私權保護之間也存在著沖突。
(二)軟件和硬件方面缺乏安全性 軟件和硬件是網絡技術應用的重要載體。我國的網絡硬件設備應用的核心技術基本是依靠國外引進，自主研發能力還有待提升。而我國軟件系統發展還不夠成熟，在實際操作過程中，對檔案信息的錄入或者輸出，雖然也有加密認證，但就目前使用來看，認證級別還需提高，否則在面對一些具有極強技術手段的安全威脅時，常常無能為力。這是因為檔案管理軟件設計中往往存在一些漏洞，給了不法人員可乘之機，這就是檔案信息安全管理的重要潛在威脅，更是目前一些人反對檔案信息化的重要理由。
(三)檔案管理人員安全意識不夠或管理人員綜合素質偏低，對檔案信息管理安全有著直接影響 高校檔案管理大都缺乏現代高技術管理人才，尤其是缺乏既具有檔案管理又具備信息化技術的復合型人才，管理人員的素質高低直接影響檔案信息化管理的安全，因為檔案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲、編輯、查詢等工作都離不開人的操作，對檔案管理人員提出更高的要求，人員的專業知識與技能水平在一定程度上也制約了高校檔案管理信息化建設的步伐。
(四)信息化檔案自身缺乏安全性 檔案的網絡信息化管理目的是檔案建檔快捷、傳播迅速、存儲方便、使用簡便、節約存放空間的現代化電子檔案功能。但是信息化檔案建設過程中自身也存在一些薄弱環節，如數據丟失、損壞、泄露、復制等，此外，電子元件的不穩定性確實也是一個問題。有人就認為其安全性和真實性遜于傳統方式，假如存儲信息化檔案服務器的內存、CPU、主板出現故障，則會造成部分甚至整個電子檔案系統癱瘓、電子檔案數據損壞或丟失等嚴重后果;假如檔案管理人員沒有設定內部訪問權限、檔案密級設定錯誤或泄露他人、檔案系統程序被病毒侵入、篡改等原因都會造成檔案數據的安全性風險。
三、高校檔案信息化管理安全隱患的對策分析
(一)加強管理制度體系建設
由于檔案信息管理具有較強的政治性，因此，不僅高校檔案館(室)自身需努力，學校管理層也必須給予大力支持。首先自上而下實行校長負責制，形成管理人員網絡，并有一定的制度保障從業人員的穩定性。其次，進一步提升檔案信息化管理的工作水平，需結合網絡信息技術平臺自身的特點以及檔案信息管理需求，研究制訂出適合高校自身的科學管理方法與政策，制訂相應的檔案管理制度和具體的實施方案，以確保各項規章制度的貫徹落實。
推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環境下誕生的。
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